Một điều quan trọng bạn cần hiểu đó là sự khác biệt trong việc thực hiện các chuẩn mực văn hóa giữa các cá nhân ngay trong cùng một nền văn hóa, hoạt động giao tiếp diễn ra giữa người với người, chứ không phải giữa hai nền văn hóa. Vì vậy, khi cân nhắc các vấn đề về văn hóa giao tiếp, bạn cần thận trọng tiếp cận theo từng bước thay vì tin vào những lời dạy trong sách vở. Nếu nghi ngờ, bạn sẽ phải trả giá cho sự bảo thủ của mình.
Với tư tưởng này, chúng ta hãy nhìn vào giá trị của Nhật Bản và ý nghĩa của giá trị đó giúp bạn như thế nào trong việc chấp hành các quy tắc xã giao của đất nước này. Nếu bạn đang làm việc với một công ty Nhật Bản (hoặc hy vọng trở thành một khách hàng của họ), vậy thì 10 quy tắc sau đây sẽ giúp bạn đối mặt với sự khác biệt văn hóa.
1. Im lặng là vàng
Trong bối cảnh kinh doanh, sự im lặng có giá trị hơn bất cứ lời nói nào. Như Larry Samovar, Richard Porter và Edwin McDaniel miêu tả trong cuốn Communication Between Cultures (Giao Tiếp Giữa Các Nền Văn Hóa), "Im lặng là chìa khóa dẫn đến lòng tin." Im lặng thể hiện rõ nhất sự khôn ngoan và khả năng tự kiểm soát. Điều này có thể đi ngược lại với cách tiếp cận của chúng ta ở quê nhà, nơi mà sự quảng giao có thể giúp bạn giao tiếp dễ dàng hơn. Một cách tiếp cận nghiêm túc, hướng nội nhiều hơn, đặc biệt là vào lúc bắt đầu thiết lập một mối quan hệ kinh doanh, sẽ được chào đón hơn khi bạn làm kinh doanh ở Nhật. Vì vậy, hãy xem xét thái độ của đối tác Nhật Bản và điều chỉnh cách tiếp cận của bạn sao cho phù hợp.
World Business Culture, một công ty chuyên về nghiên cứu sự khác biệt văn hóa toàn cầu, đưa ra một nhận xét sắc sảo về sự im lặng như sau: "Giữa những thời khắc áp lực và căng thẳng tại một cuộc họp, người Nhật thường chọn cách giữ im lặng để xoá tan bầu không khí căng thẳng trong phòng và giúp mọi người thoát khỏi giai đoạn khó khăn (cũng là để giữ gìn hòa khí)." Lúc này, hãy kiềm chế, đừng phá vỡ sự im lặng bằng cách cố gắng trao đổi vấn đề với đối tác người Nhật của bạn.
2. Sự đoàn kết trong nhóm là tối quan trọng
Nhật Bản được biết đến rộng rãi về một nền văn hóa cộng đồng – sự đoàn kết có giá trị hơn chủ nghĩa cá nhân. Trong mỗi nhóm đều tồn tại sức mạnh, như câu nói nổi tiếng của Nhật Bản: "Một mũi tên dễ bị bẻ gãy, nhưng mười mũi tên trong một bó thì không." Tư tưởng văn hóa này tác động mạnh mẽ đến những hành vi nhất định, như cách khen ngợi thế nào để vừa lòng người nghe. Trong khi chúng ta đánh giá cao những đóng góp của cá nhân và tin tưởng mạnh mẽ trong việc công nhận và khen ngợi đơn lẻ, thì ở Nhật Bản lại ngược lại. Việc chọn ra một cá nhân trong nhóm để nhận sự ghi nhận đặc biệt, không cần biết người đó có tài tới đâu, là một sự hổ thẹn cho cá nhân đó. Bạn phải luôn nhớ rằng khái niệm tập thể rất quan trọng đối với người Nhật Bản và họ luôn phấn đấu để có được lòng tin với toàn bộ nhóm.
3. Danh thiếp là những tấm bùa may mắn
Đối với các chuyên gia kinh doanh Nhật Bản, một tấm danh thiếp (Meishi, phát âm là "MAY-shee") chính là danh tính của họ. Vì vậy, điều quan trọng là phải quan sát và tuân thủ các quy tắc lâu đời thể hiện sự tôn trọng đối với người đó. Hãy nhận danh thiếp bằng cả hai tay, đọc nó và cất vào trong ví lưu danh thiếp nếu bạn đang đứng; còn nếu bạn đang ngồi, hãy đặt nó trên bàn trong suốt cuộc họp và sau đó cất vào ví lưu danh thiếp. Việc cất danh thiếp vào túi hậu hay ví tiền đều bị coi là thiếu lịch sự. Khi đưa danh thiếp của bạn, hãy để mặt có chữ tiếng Nhật ở phía trên theo hướng người nhận danh thiếp, và đưa bằng hai tay. Ngay cả khi bạn đang ngồi cách xa người đó trong một nhóm, đừng quăng hoặc đẩy danh thiếp qua bàn. Hãy đứng dậy và đi tới tận nơi để đưa cho họ.
4. Tuổi tác tương đương với thâm niên kinh nghiệm
Mặc dù Nhật Bản ngày này đã có nhiều thay đổi, tuổi tác vẫn là yếu tố được tôn trọng ở quốc gia này. Độ tuổi cũng đồng nghĩa với thứ bậc trong bối cảnh kinh doanh. Một cuộc khảo sát của Nikkei 225 Index tại một số công ty đã chỉ ra rằng CEO của các công ty này đều có tuổi đời lớn hơn nhiều so với những nhà lãnh đạo doanh nghiệp ở các nước khác, với độ tuổi trung bình 62. CEO trẻ nhất là 43 tuổi. Hệ thống cấp bậc là yếu tố được coi trọng. Hãy đối xử với cán bộ lớn tuổi hơn với sự tôn trọng nhiều hơn so với những người trẻ tuổi bạn làm việc cùng. Ví dụ, hãy chào hỏi các nhân viên kỳ cựu nhất trước khi bạn chào hỏi những người khác. Tương tự như vậy, hãy nhớ đưa danh thiếp của bạn cho lãnh đạo cao cấp trước tiên.
5. Ép buộc sẽ không thể bán được hàng
Một cách tiếp cận theo kiểu ép buộc (hard-sell) sẽ không thành công tại Nhật Bản. Thay vì tạo áp lực hay tiếp cận theo kiểu đối đầu, hãy đưa ra một vài lời thuyết phục nhẹ nhàng ngắn gọn chỉ ra những vấn đề quan trọng mà bạn muốn truyền đạt. Tìm những điểm tương đồng giữa hai bên và xây dựng dựa trên các luận điểm đó. Đừng quá phụ thuộc vào các quyết định và các thời hạn chót. Bạn cần hiểu rằng phong cách ra quyết định của Nhật Bản là dựa trên sự đồng thuận – nỗ lực đẩy nhanh quá trình này có thể bị coi là thiếu tôn trọng cách họ kinh doanh. Thay vì tỏ ra thiếu kiên nhẫn, hãy cố gắng coi quá trình này như một cơ hội để xây dựng lòng tin và củng cố các mối quan hệ.
6. Sự riêng tư rất được coi trọng
Người dân Nhật Bản được biết đến với tính cách đặc trưng là riêng tư và kín tiếng. Như doanh nhân Jeffrey Hays đã nói rằng: "Tính riêng tư là điều tối quan trọng ở Nhật Bản. Bất kỳ ai cũng có thể gạch tên mình khỏi danh bạ điện thoại nếu muốn. Cửa sổ được thiết kế để mọi người không thể nhìn thấy bên trong..." Vì vậy, ngay khi chỉ mới làm quen mà đặt quá nhiều câu hỏi liên quan đến đời sống cá nhân – điều đối với chúng ta có thể được coi là nỗ lực xây dựng quan hệ - thì đối với họ đây lại là một hành động huênh hoang và khiếm nhã. Đây có thể là lý do tại sao Nhật Bản tụt hậu với thế giới về truyền thông xã hội. Theo một bài báo năm 2012 của Ad Age Digital, chỉ có 28 % người dùng Internet ở Nhật truy cập vào các trang xã hội hàng tháng, và thời gian dành cho mạng xã hội ở đất nước này chỉ đạt gần 2,9%, so với mức 16,8% ở Mỹ.
7. Những gì bạn không biết có thể làm hại bạn
Chúng ta đều biết rằng việc trao đổi quà tặng trong kinh doanh là một truyền thống quan trọng ở Nhật Bản, đặc biệt là tại cuộc họp đầu tiên. Một món quà nhỏ thì có thể gây nên sai sót gì được cơ chứ? Câu trả lời là rất nhiều thứ, ví dụ như: Các loại hoa như hoa loa kèn, hoa sen và hoa trà thường được sử dụng trong các dịp tang lễ và, do đó, bạn nên tránh tặng những loại hoa này. Và bất kỳ loài hoa nào có màu trắng cũng đều có ý nghĩa như vậy. Cây trồng trong chậu cũng mang ý nghĩa tiêu cực trong mê tín. Và một bộ bất cứ thứ gì có bốn món cũng bị coi là không may mắn. Số chín cũng mang ý nghĩa bất hạnh. Hơn nữa, nếu bạn gửi thiệp Giáng sinh, tránh dùng màu đỏ, vì giấy báo tang lễ cũng thường được in màu đỏ.
8. Nghi thức trên bàn ăn nói lên nhiều điều
Không giống như khi ngồi trên máy bay, khi bắt đầu bữa ăn, bạn chỉ nên lau tay chứ đừng lau cả khuôn mặt bằng khăn ẩm (o-shibori) được đem ra ở đầu bữa. Khi lấy đồ ăn cho mình từ đĩa đựng thức ăn chung, nếu không có các đồ dùng phục vụ để gắp thức ăn, hãy sử dụng đầu ngược của đũa để gắp thức ăn và đặt vào đĩa của mình. Không sử dụng đũa để đâm xiên thức ăn – bạn phải gắp chúng lên, dù món ăn rất trơn. Khi bạn ăn xong, đừng quên sắp xếp lại tất cả đồ dùng trên bàn như lúc bạn ngồi vào; tức là đặt đũa đã dùng trên đồ giữ đũa, và đặt nắp trên các đĩa nhỏ. Sẽ rất kỳ lạ nếu bạn không phân biệt được các loại sushi khác nhau. Ngày nay, với sự phổ biến của các nhà hàng sushi ở khắp nơi trên thế giới thì việc bỏ ra chút ít thời gian để tìm hiểu những khác biệt đó cũng không mấy khó khăn.
9. Những quy định bất thành văn trong cách ăn mặc
Quan điểm về trang phục công sở ở đây rất bảo thủ. Đàn ông mặc vest truyền thống và phải đồng bộ với nhóm. Phụ nữ được khuyến khích đeo trang sức thật nhỏ để trông không quá nổi bật. Họ cũng được khuyến khích không mang giày quá cao, phòng khi chiều cao vượt quá đối tác nam giới. Và nếu bạn mặc một bộ kimono, như Terri Morrison nói, trong cuốn Doing Business in Japan (Kinh doanh tại Nhật Bản), hãy "Đặt vạt trái lên trên vạt phải! Người ta chỉ đặt vạt phải lên trên cho xác chết mà thôi."
10. Các vấn đề nhỏ khác
Quan sát những chi tiết nhỏ về phép lịch sự là một cách thể hiện sự tôn trọng ở Nhật Bản. Ví dụ, việc bạn xì mũi ở nơi công cộng, như trong phòng họp, là rất không tế nhị; tốt nhất bạn nên xin phép và bước ra khỏi phòng. Chúng ta đều biết về việc phải cởi giày ở lối vào, và mang dép chủ nhà đưa cho. Tuy nhiên, mọi chuyện không dừng lại ở đó. Khi được mời đến một ngôi nhà ở Nhật Bản, bạn có thể phải xếp dép đi trong nhà sang một bên nếu bạn chuẩn bị bước vào phòng có sàn bằng tatami – một loại chiếu chỉ nên đi bằng chân trần hoặc tất. Trong nhà vệ sinh, sẽ có thêm một đôi dép dành riêng cho phòng vệ sinh. Hãy nhớ bỏ chúng lại trước khi quay về chỗ ngồi. Có thể đối tác không kỳ vọng bạn phải nắm được những quy tắc này, nhưng nhất cử nhất động của bạn sẽ đều được soi xét. Đây là những cử chỉ đơn giản để tỏ rõ sự tôn trọng chủ nhà. Điều này đem lại rất nhiều lợi thế, hoặc như David Syrad, Giám đốc điều hành của AKI Ltd Nhật Bản, nhận định: "Hãy sử dụng kiến thức về văn hoá kinh doanh Nhật Bản để thể hiện khả năng linh hoạt và sự nhạy cảm của bạn." Nó sẽ đem lại khoản lợi nhuận tương ứng.