1. Không nên tạo áp lực cho đồng nghiệp
"Đôi khi sử dụng ngôn ngữ gián tiếp có hiệu quả hơn vì nó tập trung vào
công việc hơn là vào cá nhân. Thay vì nói: "Anh/chị cần trình nó cho tôi."' bạn có thể nói: "Các báo cáo cần nộp trước ngày..."' hay: "Bảng lương cần hoàn tất trước ngày..." Bằng cách đó, mọi người sẽ ít cảm thấy bị sai bảo hay bị dồn ép ráo riết."
2. Để đồng nghiệp thấy hậu quả việc làm của họ
"Khi các đồng nghiệp không hoàn thành công việc đúng thời hạn, tôi cho họ thấy hậu quả có thể xảy ra: "Nếu ngày mai anh/chị không nộp nó cho tôi, chúng ta sẽ không có thời gian để kiểm tra lại trước khi gửi hàng cho khách hàng.". Hãy cho họ thấy những ảnh hưởng này do họ gây ra, và không liên quan đến bạn."
3. Nên nói chuyện trực tiếp hoặc qua điện thoại với đồng nghiệp
"Rất dễ có giọng điệu sai lạc, quá cứng rắn, quá hống hách hay quá thô bạo trong emai khi bạn không hề có ý định như vậy. Hãy dùng điện thoại hay ghé qua bàn của đồng nghiệp khi đề cập những vấn đề nhạy cảm."
4. Hãy nói ngắn gọn với đồng nghiệp
"Khi thảo luận các vấn đề, hãy nói ngắn gọn và trực tiếp. Điều này giảm thiểu tình huống căng thẳng cho cả hai."
5. Cư xử khôn khéo với đồng nghiệp than vãn
"Bạn sẽ không thể chữa khỏi cho người mắc bệnh than vãn, mà chỉ có thể hạn chế khi trò chuyện với họ. Đừng hỏi những câu hỏi mở, thậm chí là câu "Anh/chị khỏe không?" Giới hạn chào hỏi chỉ bằng "Chào buổi sáng" và "Tạm biệt". Và tỏ ra bận rộn suốt ngày. Câu: "Xin lỗi nha, tôi không có thời gian để nói chuyện lúc này" là câu nằm lòng của bạn. Hãy học thuộc và sử dụng nó."
6. Hãy chuẩn bị trước
"Khi bạn muốn gặp sếp để trình bày một vấn đề, hãy ghi một danh sách cụ thể những thông tin bạn muốn đề cập, kiểm tra cẩn thận tính chính xác của các thông tin. Khi bạn đã sẵn sàng mọi thứ, xin sếp một cuộc gặp, rồi trình bày vấn đề một cách bình tĩnh và chuyên nghiệp."
7. Đừng phàn nàn
"Hãy chú ý đến những gì bạn nói với bất cứ ai tại chỗ làm. Cách duy nhất để đối mặt với những vấn đề trong công việc là lên kế hoạch điều chỉnh chúng. Phàn nàn có thể làm đồng nghiệp ngán ngẩm bạn và tạo ra môi trường làm việc không tốt. Nếu có thể hãy đưa vấn đề ra để mọi người cùng xem xét."
8. Trút bỏ cơn tức giận của bạn
"Đôi khi khó tránh khỏi các cảm giác giận dữ hay tổn thương và bạn cần bộc lộ ra. Hãy viết điều bạn cảm thấy trong một lá thư rồi gởi cho chính bạn hay giữ nó ở nhà. Hãy để cơn giận nguôi ngoai. Một thời gian sau, nếu bạn vẫn còn nhớ đến , hãy đọc lá thư. Bạn có thể ngạc nhiên khi thấy những cảm giác của bạn đã thay đổi ra sao."
9. Đừng cho rằng các chỉ trích đều nhằm vào mình
"Hãy nhớ rằng khi sếp chỉ trích công việc của bạn, không có nghĩa là chỉ trích bạn và đừng để nó chạm đến tự ái của bạn." Hãy lắng nghe và tìm cách cải thiện vấn đề. Đây thực sự là một cơ hội tốt để tiến bộ!"
10. Luôn bám sát các điểm cần thảo luận
"Bất cứ khi nào bạn phải thảo luận công việc với đồng nghiệp khó chịu, hãy viết ra ba đến năm điểm chính rồi theo sát các điểm này. Ngay khi họ đi lạc đề và bắt đầu nói những điều khó chịu, bạn luôn phải dẫn dắt họ trở lại các điểm chính của mình. Bằng cách đó, bạn tránh được việc bị lôi vào một cuộc tranh luận."
11. Hãy thông báo cho mọi người
"Đừng tạo bất kỳ bất ngờ nào cho sếp hay đồng nghiệp - như thời hạn mới của dự án hay một rắc rối đang xảy ra. Mọi người không thích điều ấy và họ có thể phản ứng lại như một cách tự vệ."
12. Đối phó với người hay quát tháo
"Hãy nói cho người quát tháo biết rằng cách nói của họ làm cho bạn khó có thể hiểu được họ muốn gì và làm sao để làm việc một cách chuyên nghiệp. Sau đó, bạn có thể nói: "Tôi biết cả hai chúng ta đều muốn làm việc chuyên nghiệp."
13. Chú ý ngôn ngữ của bạn
"Đừng làm cho một tình huống căng thẳng tệ hại hơn bằng cách miêu tả hành vi của họ bằng những từ nặng nề như "thô bạo", "thiếu quan tâm" và "chửi mắng". Thay vào đó hãy dùng các từ miêu tả nhẹ nhàng hơn như là "hơi to" hay "không nhã nhặn lắm". Bạn có thể nói là họ có vẻ thiếu kiên nhẫn hay vội vã. Và bạn có thể thể hiện sự thông cảm: "Chắc bạn đang phải suy nghĩ nhiều"
14. Tạo các mục tiêu đo lường được cho các nhân viên khó chịu
"Đưa ra cho họ các mục tiêu cụ thể mà họ cần đạt tới, các mục tiêu này cần phải đo lường được và càng cụ thể càng tốt, không được mơ hồ. Ví dụ, thay vì nói: "Tôi mong anh/chị cải thiện thái độ." hãy nói: "Việc anh/chị lớn tiếng với các nhân viên khác sẽ không được xảy ra lần nào nữa!"
15. Ngừng ngồi lê đôi mách
"Hãy đáp lại các câu chuyện ngồi lê đôi mách và các chủ đề tương tự khác bằng câu "Thật vậy à?" và khéo léo đổi chủ đề để quay trở lại công việc. Những người ngồi lê đôi mách chỉ làm tăng rắc rối lên và họ cần được chú ý, hùa theo để tiếp tục phát huy. Nếu bạn không đáp ứng, họ sẽ chán và không tiếp tục nữa."
16. Hãy thân thiện nhưng không quá thân thiết
"Bạn không cần làm bạn thân với bất cứ ai ở chỗ làm. Có mối quan hệ thân thiện với đồng nghiệp là rất quan trọng, nhưng hãy tìm kiếm cảm xúc bạn bè ở trong "đời thực", xa rời hẳn công việc."
17. Duy trì những cuộc trò chuyện ngắn
"Trong thời gian rảnh, hãy hỏi mọi người về những gì họ thích, nhạc, phim ảnh, sở thích, khiến họ cảm thấy gần gũi, muốn trò chuyện và cảm thấy thoải mái bên bạn. Khi đó bạn có thể đưa ra những bài cắt từ tạp chí và bắt đầu cuộc trò chuyện thân mật: "Tuấn nè, tôi thấy bài báo viết về ban nhạc anh thích nên cắt ra cho anh." hay : "Mai ơi, tôi biết một nhà hàng món Huế tuyệt vời có bán món cơm hến mà bạn thích!'"
18. Giữ bình tĩnh
"Đây là một mẹo: dù xảy ra bất cứ chuyện gì, bạn cũng đừng lớn tiếng. Khi bạn rơi vào một tình huống căng thẳng, hãy cố gắng giữ âm điệu vừa phải và điều chỉnh giọng thấp hơn bình thường một chút. Điều này không chỉ giúp cân bằng mức độ cảm xúc mà còn thực sự buộc người đối thoại lắng nghe bạn."
19. Hãy tặng những lời khen
"Chúng ta rất thường hay chú ý vào những gì người khác làm sai. Hãy thử nhìn nhận những việc họ làm đúng và khen ngợi về điều đó. Điều này khiến mọi người cảm thấy ít bị công kích hơn."
20. Sẵn sàng tiếp thu cái mới
"Khi ai đó phê bình bạn - bất kể bạn cảm thấy thế nào về họ - hãy tận dụng cơ hội để nhìn lại mình và xem thử có thể cải thiện ra sao. Đây thực sự là một cơ hội để phát triển!"
Nguồn HERVIETNAM