1. Làm một lần
Lọc qua tất cả những giấy tờ trên bàn và tạo cho mình một chồng Việc làm ngay và một chồng Việc làm sau là một thói quen phổ biến. Bạn sẽ có rất nhiều bạn đồng hành nếu bạn cũng làm như vậy.
Đọc đi đọc lại mọi thứ trên bàn hay trong hòm thư trước khi xử lý chẳng đem lại điều gì. Ngay từ lần đầu tiên đọc thư phàn nàn của một khách hàng là bạn đã biết người ta đòi hòi điều gì rồi. Đọc thư 2 lần chỉ mất gấp đôi
thời gian đọc của bạn, mà thư thì vẫn chưa được trả lời. Hãy trả lời ngay từ lần đầu tiên bạn đọc nó - Làm liền tay - bạn sẽ tiết kiệm được thời gian và
hoàn thành được một
nhiệm vụ mà nếu không được hoàn thành sẽ cản trở bạn làm những việc quan trọng hơn.
2. Giải tỏa đầu óc
Hãy xem có bao nhiêu nhiệm vụ, bao nhiêu dự án gắn với
công việc của bạn. Một trăm? Hai trăm? Giờ hãy xem có bao nhiêu nhiệm vụ, bao nhiêu hoạt động chưa hoàn thành và bao nhiêu điều- muốn- làm gắn liền với sở thích, bạn bè cũng như với thành phố hay những nhóm cộng đồng khác mà bạn là thành viên?
Cách tốt nhất để
loại bỏ tình trạng quá tải công việc là loại bỏ những điều nhỏ nhặt khiến bạn cảm thấy bị quá tải và mất tập trung đối với những nhiệm vụ quan trọng. Hãy xử lý những nhiệm vụ nhỏ hơn và “ít quan trọng hơn”. Hãy liệt kê một danh sách tất cả những việc đó, dành một khoảng thời gian yên tĩnh nào đó và lần lượt làm từng việc một. Hoặc quyết định không làm và vứt nó đi.
Khi loại bỏ được sự quá tải này, bạn sẽ không bị sao nhãng nữa. Mức dộ tập trung của bạn tăng lên, và hiển nhiên, bạn không chỉ hoàn thành được nhiều nhiệm vụ hơn mà còn hoàn thành tốt hơn và nhanh hơn trước.
3. Giải quyết vấn đề khi chúng còn nhỏ
Khi bạn có thêm kinh nghiệm trong công việc, bạn sẽ học được cách phát hiện những dấu hiệu cho thấy có việc gì đó không ổn và vấn đề sẽ càng tệ hơn nếu bạn không hành động. Câu hỏi đặt ra là: Khi nào và làm cách nào có thể xử lý những dấu hiệu nhỏ đó? Đáng buồn là chúng ta thường bỏ qua những dấu hiệu báo nguy đó khi đối mặt với những vấn đề cấp bách hơn.
Hãy hình thành thói quen xử lý mọi việc ngay lập tức và bạn sẽ
giải quyết được các vấn đề trước khi chúng trở thành những khủng hoảng lớn, mất rất nhiều thời gian. Kết quả là bạn sẽ có nhiều thời gian hơn để tập trung vào những việc quan trọng.
Hầu hết mọi người đều thừa nhận họ khó tránh hoặc khó ngăn chặn được hiện tượng ngắt quãng. Sự gián đoạn được coi là nằm ngoài tầm kiểm soát của con người và là nguyên nhân của gần như mọi vấn đề. Bạn có thường nghe thấy câu nói: “Đáng lẽ tôi có thể hoàn thành nó nếu không bị ngắt quãng mỗi lần động đến nó?” không?
Nếu bạn muốn tránh lúc bị gián đoạn, hãy thực hiện những nhiệm vụ liên quan tới chúng. Sau đó bạn có thể dành nhiều thời gian hơn cho công việc của mình và tốn ít thời gian hơn để giải thích tại sao bạn chưa hoàn thành nó. Hãy hình thành tiếng thơm là người hoàn thành công việc đúng thời hạn và bạn sẽ
giảm thiểu được những việc gây ngắt quãng vì không còn bị yêu cầu chuẩn bị những bản báo cáo phiền hà về hiện trạng của dự án.
5. Giải quyết việc tồn đọng
Việc tồn đọng tự nó tạo thêm việc, vậy nên giảm thiểu việc tồn đọng là giảm thiểu khối lượng công việc nhiều hơn mức bạn có thể tưởng tượng. Bạn hãy nhớ 5 bước:
- Xác định công việc tồn đọng
- Xác định việc tồn đọng nào cần giải quyết trước
- Sắp xếp thời gian để mỗi ngày giải quyết một phần
- Xác định nguyên nhân gây tồn đọng
- Thực hiện các bước để điều chỉnh nguyên nhân
6. Hướng tới tương lai thay vì nhìn lại quá khứ
Các nhà tâm lý học nói rằng một trong những thước đo sức khỏe tinh thần của một người chính là mức độ hoạt động trong quá khứ chứ không phải mức độ hoạt động trong hiện tại hay tương lai.
Khi hoạt động trong quá khứ, bạn có xu hướng tập trung vào điều đáng ra đã xảy ra, vào những cơ hội đã để vuột mất. Giả sử bạn đang chạy trên đường đua mà vạch xuất phát là hiện tại và đích đến là tương lai. Nếu thay vì chạy từ vạch hiện tại, bạn lại bắt đầu từ vạch quá khứ, vậy thì bạn sẽ phải chạy rất xa để đạt tới vạch xuất phát.
7. Thôi lo lắng
Lãng phí thời gian làm đi làm lại một việc hay đối phó với những sự gián đoạn hay những đám cháy lớn hơn chỉ là một việc, tác hại thật sự của
trì hoãn nằm ở cách nó tác động tới bạn, cả về mặt tinh thần lẫn cảm xúc.
Hầu như tất cả mọi người đều có xu hướng trì hoãn những nhiệm vụ
khó chịu. Đối mặt với những nhiệm vụ khó chịu và hoàn thành chúng không phải là điều dễ dàng, nhưng hậu quả của việc không hoàn thành chúng có thể còn tệ hơn rất nhiều so với việc đối mặt với những khó chịu ngay từ đầu.
Trích “Nghệ thuật làm chủ thời gian”