Yêu cầu đầu bài thầu?
Các doanh nghiệp (DN) Việt Nam thường dùng cách thức truyền thống là đấu thầu, thông qua việc thuê một nhà tư vấn độc lập để nghiên cứu hiện trạng và sau đó đưa vào yêu cầu kỹ thuật. Tương tự, các DN nước ngoài sử dụng hình thức này với tên gọi khác là Request For Proposal (yêu cầu đề xuất). Các DN cổ phần hoặc tư nhân thay vì phải tiến hành thầu rộng rãi sẽ lựa chọn hình thức đàm phán ký hợp đồng trực tiếp.
Về cách thức làm không sai, nhưng nhiều DN do dựa vào đơn vị tư vấn, hoặc không sát sao trong việc đưa ra yêu cầu cho giải pháp dẫn đến tình trạng hồ sơ quá nặng về hình thức, các tiêu chí đánh giá không rõ ràng, hoặc thiên nhiều về kỹ thuật và các giải pháp tài chính hơn là nghiệp vụ chức năng. Bản thân việc này không những gây hại cho các đơn vị triển khai mà còn gây hại cho chính DN bởi thời gian triển khai kéo dài, tổng chi phí sẽ bị đội lên.
Để giải quyết vấn đề này cần chú trọng hai khâu:
1. Khảo sát chi tiết hiện trạng và xu hướng tương lai 2. Đưa ra tiêu chí nghiệp vụ, kỹ thuật, giá rõ ràng cho đề xuất giải pháp
Khảo sát hiện trạng và xu hướng tương lai
DN hoặc các đơn vị tư vấn thường chỉ dừng lại ở mức khảo sát hiện trạng các phòng, ban chức năng, các bộ phận, phân xưởng sản xuất… đôi khi lấy ngay quy trình ISO đang triển khai để xét. Việc khảo sát này chỉ nêu được 60% các nhu cầu cần giải quyết. Trong khi, các vị lãnh đạo DN thường đưa ra các yêu cầu rất khác biệt so với yêu cầu từ hiện trạng của các phòng, ban chức năng. Chính các yêu cầu này đôi khi sẽ thay đổi hết các quy trình tác nghiệp để cho kết quả đầu ra như ý muốn.
Cách thức khảo sát tốt nhất nên bắt đầu từ chiến lược phát triển DN cùng các yêu cầu vĩ mô. Ví dụ, DN có đầu tư vốn vào các đơn vị khác không và trong báo cáo hợp nhất của DN có cần phải đưa kết quả hoạt động kinh doanh, kết quả đầu tư vào không? DN sẽ phát triển trong 3-5 năm tiếp theo như thế nào, có mở thêm loại hình sản xuất kinh doanh khác không?... Phần quan trọng thứ hai sẽ dành cho bộ máy tài chính của DN, với các chỉ số đánh giá hiệu quả hoạt động DN đang sử dụng. Hệ thống ERP cần phải đưa ra được các chỉ tiêu này trên báo cáo nhanh hơn và có độ tin cậy, số liệu hợp lý hơn.
Phần cuối cùng của việc khảo sát mới dành cho các phòng, ban chức năng, các bộ phận tác nghiệp. Việc khảo sát sẽ hiệu quả nhất khi được tiến hành theo các luồng quy trình nghiệp vụ, thay vì đánh giá sự đầy đủ/thiếu hụt chức năng của từng bộ phận. Với việc khảo sát theo quy trình, các bộ phận sẽ xác lập rõ ràng vai trò chức năng của mình trong các quy trình vận hành chính của DN.
Một phần không thể thiếu là khảo sát hệ thống phần cứng và hạ tầng CNTT có đáp ứng được khi triển khai ERP hay không. Việc này ngoài phần hiện trạng của DN cũng cần khảo sát theo yêu cầu phát triển của DN để đánh giá được chính xác hơn. Kết quả của việc khảo sát là đưa ra được báo cáo hiện trạng DN, trong đó bao gồm phần kỹ thuật và phần nghiệp vụ chức năng (Technical and Functional). Đây sẽ là tiền đề để DN đưa ra các yêu cầu cho giải pháp ERP.
Đưa ra tiêu chí rõ ràng cho giải pháp
Điều cần tránh nhất của việc đề xuất giải pháp là không đưa ra được yêu cầu đầu bài rõ ràng. Thông thường, đây là phần quan trọng. Bản thân yêu cầu này là một bộ câu hỏi theo cấu trúc hình cây. Trong đó, các câu hỏi sẽ đi từ phần chiến lược phát triển, quản lý và phân tích, tác nghiệp chức năng, đồng thời câu hỏi mô tả rõ ràng theo hướng hệ thống ERP làm được và không làm được cái gì.
Với việc chia thành bộ câu hỏi và thang điểm có trọng số, DN sẽ xác định được hệ thống ERP có thể giải quyết được các bài toán mà mình đặt ra hay không. Đi kèm với khả năng giải quyết bài toán là các câu hỏi cho đơn vị tư vấn triển khai xem việc triển khai sẽ được thực hiện ra sao, thời gian, số lượng người thực hiện, các yêu cầu của đơn vị triển khai đối với DN... Phần hạ tầng CNTT thường được yêu cầu cụ thể và rõ ràng, trong đó bao gồm hiệu năng hệ thống cho hiện tại và tương lai, giải pháp, số lượng thiết bị, chủng loại, xuất xứ... Một phần không thể thiếu chính là các chi phí kèm theo như bản quyền phần mềm, bảo mật, cơ sở dữ liệu khác...
Phương án tài chính nên yêu cầu rõ ràng về các hạng mục: kinh phí bản quyền, kinh phí dịch vụ triển khai, kinh phí hỗ trợ hàng năm và các loại kinh phí khác. Ngoài ra, phương án nên đề cập tới việc mở rộng hệ thống sau này. Một số DN còn đưa các hạng mục kinh phí sử dụng chung như ngân sách cho khuyếch trương thương hiệu DN. Điều quan trọng nhất của phương án tài chính là lịch trình thanh toán hợp lý. Nó sẽ giải quyết được bài toán dòng tiền của DN trong việc quản lý chi tiêu cho khi trang bị hệ thống ERP.
Trình diễn hệ thống và tham quan mô hình tương tự
Thông thường, DN hay yêu cầu các đơn vị bán ERP tiến hành trình diễn (demo) hệ thống ERP. Điều này sẽ đúng với các bài toán cụ thể như tài chính kế toán. Nhưng với cả một hệ thông tin quản lý DN thì điều này sẽ không phản ánh đầy đủ và chính xác. Thông thường, cách thức xem demo hiệu quả nhất là đưa ra yêu cầu cụ thể cho một quy trình (ví dụ, từ mua sắm đến thanh toán), thậm chí cung cấp các số liệu giả định xác thực với DN để các đơn vị bán ERP có thể thiết lập chi tiết và trình diễn sản phẩm, qua đó chứng minh khả năng phù hợp của sản phẩm ERP với DN.
Việc tham quan mô hình tương tự là một điều rất nên làm. Tuy nhiên, ở Việt Nam, số lượng các DN làm ERP chưa thật nhiều. Bên cạnh đó là việc chia sẻ các kinh nghiệm cũng không phổ biến nên việc này có vẻ chưa thật sự hiệu quả. Hiện nay, một số DN đã lựa chọn hình thức thăm quan mô hình tương tự trên thế giới, thay cho việc trình diễn sản phẩm, vì nó phản ánh khá chính xác hình ảnh của DN trong tương lai
Lời kết
Việc đầu tư một hệ thống ERP không phải là đơn giản, nhưng cũng không quá phức tạp. DN không nên chuẩn bị một cách bị động, hạn hẹp theo ngân sách định sẵn hay dựa quá nhiều vào các đơn vị tư vấn. Với việc chuẩn bị thật kỹ lưỡng quá trình xem xét giải pháp ban đầu, DN đã có tiền đề để ứng dụng ERP thành công.