Thiết kế Power Point thuyết trình hiệu quả (Phần II)

Phần II: Kĩ thuật lồng các hiệu ứng trình bày ấn tượng.

7- Tạo dựng “thương hiệu” cho slide:

Ở một số khoa trong trường đại học có quy định các giáo án điện tử dùng để giảng dạy phải theo chuẩn slide của khoa. Một số giảng viên hay diễn giả cũng tự mình thiết kế những chuẩn slide rất ấn tượng mang dấu ấn cá nhân của mình…Và nếu bạn có điều kiện đi thuyết giảng nhiều, hoặc muốn tạo phong cách cho công ty mình, hay đơn giản là bạn muốn tạo một hình tượng lên các slide của mình – thì tốt nhất, bạn nên tự mình thiết kế ra một chuẩn slide để dùng cho các trường hợp về sau.

Muốn vậy, bạn hãy làm như sau, bạn mở một Power Point mới rồi vào View > Master > Slide Master. Ngay lập tức, cửa sổ thiết kế hình nền slide sẽ hiện ra. Bước đầu tiên là bạn thực hiện việc điền các thông tin liên quan đến cá nhân, công ty, tên slide,…Theo đó, ở phần không gian trên cùng, bạn hãy dành cho các chi tiết về cơ quan, công ty của bạn. Muốn thế, bạn nhấn chuột lên slide đầu tiên, rồi bấm Ctrl + A và nhấn Delete để xóa hết các khung cho sẵn đi rồi bắt đầu thiết kế các khung khác theo nhu cầu của mình.

Bạn vào Insert > Text Box rồi vẽ một khung trong slide rồi kéo thả các nút trắng tròn để tạo khung đúng kích thước bạn muốn. Sau đó, trong khung này, bạn hãy điền tên cơ quan, công ty, khoa vào. Ở phía bên trái hoặc ngay phía trên tên công ty, bạn nên đưa logo để nó có vẻ “chính thống” hơn. Để tạo viền cho các khung, bạn nhấn chuột kép lên đường “ren” bao quanh chữ, trong cửa sổ hiện ra, thẻ Colors and Lines, mục Line, các dòng Style, Weight, Color, Dashed – bạn chọn các thông số dạng kẻ khung, màu và kích thước đường kẻ. Còn mục Fill, dòng Color bạn chọn màu nền cho khung chữ.

Tiếp theo, bạn cần thêm các thông tin về cá nhân của mình, bằng cách vào Insert > Text Box rồi kẻ một khung ở góc dưới phía bên phải, sau đó điền tên, địa chỉ, email của mình vào trong đó. Bạn cũng làm tương tự để tạo đường viền cho phần thông tin của riêng mình.

Tiếp theo, bạn cần bổ sung thêm các hoạt tiết để cho slide chuẩn của bạn trông đẹp và hấp dẫn hơn. Muốn thế, ở góc bên trái phía dưới, bạn nhấn chuột lên nút Line rồi kẻ một đường theo hướng bạn muốn. Nhấn chuột phải lên đường này, chọn Edit Points rồi bấm chuột phải lên khoảng giữa của đường ấy và chọn Add Point. Bấm chọn phải tiếp tục rồi chọn Curved Segment. Sau đó bạn lại nhấn chuột phải lên đường kẻ ấy và chọn các thông số giá trị màu sắc, kiểu , kích thước cho đường kẻ. Còn trong mục Fill, dòng Color thì bạn có thể tùy chọn đổ bóng xuyên qua đường kẻ…Bạn hãy ngồi tỉ mỉ thiết kế để cho ra một khung bố sục slide đẹp nhất mà mình thích.

Sau khi đã thiết kế xong các bố cục chuẩn cho slide, bạn hãy lưu lại để sau này có thể dùng tiếp. Bây giờ, mỗi khi có việc phải thiết kế slide, bạn hãy copy một bản của file chuẩn này, rồi vào View > Master > Slide Master, sau đó nhấn nút Close Master View rồi thiết kế nội dung của slide như bình thường. Bạn sẽ thấy các file Power Point của mình “không đụng hàng” và có vẻ “pro” hơn rất nhiều so với slide của những người khác.

8- Thêm hiệu ứng hiển thị:

Sau khi đã chuẩn bị xong phần nội dung cho các slide, bây giờ, bạn nên để dành một ít thời gian nhằm thêm các hiển thị để làm cho slide được lôi cuốn hơn. Trước tiên, bạn cần bổ sung màu cho các chữ, muốn thế, bạn quét chọn các chữ muốn “tô màu” rồi vào Format > Font, trong khung hiện ra, mục Font có các tùy chọn giúp bạn thay đổi kiểu font cho chữ, mục Size giúp bạn thay đổi kích thước cho chữ, mục Color giúp bạn tô màu cho chữ. Trong mục Font style nếu chọn Bold Italic thì chữ được tô đậm in nghiêng, chọn Bold để tô đậm, chọn Italic để in nghiêng. Sau khi đã chọn xong các các thiết kế cho chữ, bạn nhấn nút Preview để xem thử.

Để viết các kiểu chữ đặc biệt, bạn tô chọn nó, rồi vào Format > Font, trong mục Effects nếu muốn viết chữ thu nhỏ - chẳng hạn viết chữ O₃, thì bạn (quét chọn số 3 rồi) đánh chọn lệnh Subscript, còn nếu muốn viết chữ số mũ – chẳng hạn m³ thì bạn (quét chọn số 3 rồi) chọn lệnh Superscript. Để gạch dưới nhằm làm nhấn mạnh một ý nào đó, bạn chọn lệnh Underline, để tạo bóng cho chữ bạn chọn lệnh Shadow, để làm chìm chữ xuống nền bạn chọn lệnh Emboss.

Để đặt hiệu ứng di chuyển cho các đối tượng trong slide, bạn hãy vào Slide Show > Custom Animation…Sau đó, một khung hiện ra bên tay phải, lúc ấy – bạn hãy quét chọn đối tượng muốn tạo hiệu ứng, rồi nhấn nút Add Effect. Trong này, sẽ hiện ra một loạt các hiệu ứng để bạn chọn lựa, Entrance cho hiệu ứng “mới xuất hiện”, Emphasis cho hiệu ứng cho đối tượng đã “có sẵn”, còn Exit để dành cho các đối tượng mà bạn muốn “biến mất”.. Tùy chọn Motion Paths cho bạn một tính năng cao cấp hơn trong việc hiển thị các đối tượng, ấy là có thể di chuyển các đối tượng theo hướng bạn thích. Nếu muốn có nhiều hiệu ứng hơn, trong từng nhóm hiệu ứng, bạn hãy chọn mục More Effects, khi đó – một cửa sổ nữa sẽ hiện ra và lúc bấy giờ, bạn tha hồ mà chọn lựa. Bạn có thể chọn lựa không giới hạn các hiệu ứng vì thế, hãy chọn sao phù hợp với nội dung trình bày.

9- Chuyển slide phong cách:

Khi chuyển đổi giữa các slide, bạn cũng nên chăm chút để cho việc trình chiếu được hấp dẫn hơn. Muốn thế, bạn vào Slide Show > Slide Transition, tiếp đó, bạn bấm chọn một slide đầu tiên rồi trong khung bên phải, khung Apply to selected slides bạn chọn cho mình một hiệu ứng “chuyển slide”. Trong mục Modify transition, dòng Speed giúp bạn đặt tốc độ hiển thị hiệu ứng khi chuyển slide (bạn nên chọn Slow để hiển thị được đẹp hơn), còn mục Sound giúp bạn đặt âm thanh mỗi khi mở một slide mới (nhiều người thích chọn âm thanh là Chime vì nó dễ nghe). Nếu muốn chọn một âm thanh khác, bạn hãy di chuyển chuột xuống dưới cùng rồi chọn Other Sound, sau đó tìm đến file âm thanh mình thích. Sau khi đã chọn xong hiệu ứng “chuyển slide” cho slide thứ nhất, bạn lại làm tương tự cho các slide tiếp theo. Để việc hiển thị được độc đáo, mỗi slide bạn nên chọn một hiệu ứng khác nhau.

Nếu không có thời gian, trong khung Apply to selected slides, bạn hãy kéo chuột xuống dưới rồi chọn Random Transition, khi ấy, mỗi slide sẽ xuất hiện theo một cách khác nhau. Nếu bạn làm một bài test trong Power Point, bạn có thể đặt thời gian để cứ sau một khoảng nhất định thì slide mới sẽ được mở ra. Muốn thế, trong mục Advance slide, bạn đánh chọn dòng Automatically after, rồi lựa thời gian để slide tự chuyển. Nếu muốn cùng áp dụng một kiểu chuẩn về cách chuyển slide, thời gian tự động chuyển slide, âm thanh,…thì bạn nhấn nút Apply to All Slides thì ngay lập tức các slide sẽ có cùng một kiểu hiệu ứng.

10- Thiết kế chữ đặc biệt:

Với các bài thuyết trình về nghệ thuật, thì không gì tuyệt vời hơn nếu bạn có thể sử dụng những mẫu chữ nghệ thuật ấn tượng trong các slide trình bày của mình. Cách thực hiện cũng rất đơn giản, bạn hãy vào Insert > Picture > Word Art. Trong khung hiện ra, bạn chọn cho mình một dạng chữ mình muốn rồi nhấn OK để xác nhận chọn lựa. Tiếp theo, bạn điền nội dung của thông điệp, canh chỉnh font – kích thước chữ rồi nhấn OK để đưa chữ nghệ thuật vào trong Power Point. Để phóng to, thu nhỏ và di chuyển chữ - bạn chỉ việc kéo thả các chấm tròn quanh chữ là được.

Việc tạo chữ nghệ thuật tương đối dễ nhưng việc chỉnh sửa các chữ nghệ thuật có sẵn trong slide thì lại tốn nhiều công sức hơn. Để thay đổi bố cục chữ, bạn vào View > Toolbars > WordArt, lúc đó, một thanh công cụ hiện ra. Muốn thay đổi nội dung chữ, bạn nhấn chuột lên nút “Edit Text” rồi viết thông điệp mới thay thế cho thông điệp cũ là xong. Muốn thay đổi kiểu chữ, bạn nhấn nút rồi chọn lại kiểu mình thích. Muốn đổi màu cho chữ, bạn nhấn nút sau đó trong khung hiện ra, mục Fill dòng Color, bạn chọn màu cho kiểu chữ. Nếu muốn có màu đẹp hơn, bạn chọn Fill Effects, mở thẻ Gradient, đánh chọn Two colors hoặc Preset rồi chọn các màu bạn thích. Phần Shading styles, bạn có thể chọn kiểu bố trí màu bằng cách đánh chọn lên một mục nào đó trong danh sách bên dưới, rồi bấm chọn một ô vuông trong khung Variants rồi xem kết quả trong khung Sample. Nếu đã vừa ý, bạn đánh chọn mục Rotate fill effect with shape rồi nhấn OK để xác nhận chọn lựa. Muốn thay đổi khung chữ, bạn nhấn nút rồi chọn một kiểu khung trong pop-up hiện ra. Nếu muốn chọn kiểu đổ bóng cho chữ, bạn vào tìm biểu tượng 3D-style , nhấn chuột lên nó rồi bấm chọn kiểu “đổ bóng” mà bạn thích.

11- Vẽ các khung hình đặc biệt:

Khi thuyết trình, đôi khi bạn cần các hình minh họa đặc biệt như hình mũi tên để hướng sự chú ý của cử tọa về một kết quả nào đó, hoặc là hình mô phỏng cuốn sách để minh họa cho nội dung tóm tắt những gì quan trọng nhất,…Khi ấy, bạn chỉ việc vào Insert > Picture > AutoShapes. Trong thanh công cụ hiện ra, bạn chọn một mục nào đó và lựa hình minh họa mình thích. Để viết chữ vào khung hình, bạn chỉ việc nhấn chuột phải lên nó rồi chọn Edit Text là được.

Nếu muốn thay đổi màu và bố cục hình dạng của khung hình minh họa, bạn nhấn chuột kép lên khung hình đó, trong mục Line, dòng Color – bạn chọn màu cho đường viền khung, dòng Dashed – bạn chọn dạng đường viền khung và Weight – bạn chọn kích thước đường viền khung. Trong mục Fill dòng Color – bạn chọn màu nền cho khung hình. Nhấn nút Preview để xem thử màu đã chọn. Nếu muốn có màu đặc sắc hơn, bạn nhấn chọn Fill Effect rồi tìm cho mình màu ưng ý.

Nếu không muốn dùng màu, bạn có thể dùng các dạng hoa văn bằng cách mở thẻ Texture rồi chọn dạng hoa văn bạn thích. Nếu muốn dùng các đường kẻ toán học, bạn mở thẻ Pattern, sau đó chọn cho mình một dạng đường kẻ thích hợp, để thay đổi màu cho đường kẻ - mục Foreground, bạn chọn màu của đường kẻ, còn mục Background bạn chọn màu cho nền đường kẻ. Nếu muốn sử dụng hình làm nền, bạn mở thẻ Picture sau đó bấm nút Select Picture rồi tìm đến tấm hình của mình. Đánh chọn thêm mục Lock picture aspect ratio và Rotate fill effect with shape rồi nhấn OK để xác nhận chọn lựa. Các khung hình minh họa của bạn bây giờ sẽ trông rất ấn tượng.