Một bài thuyết trình thành công, ngoài khả năng của diễn giả cũng như nội dung trình bày, thì khía cạnh đóng góp nhiều cho sự thành công ấy – chính là file Power Point mà diễn giả trình bày cho mọi người xem, vì nó chính là công cụ giao tiếp gián tiếp của diễn giả với cử tọa. Phần này, chúng ta tìm hiểu các kĩ thuật để trình bày slide một cách bài bản nhất.
Phần III: Trình bài slide “đa cấp”.
12- Ghi chú và thay màu hình nền:
Sau khi trình chiếu hết các slide, theo mặc định- một màn hình màu đen sẽ xuất hiện và trông không thẩm mĩ chút nào, bạn có thể đặt cho nó một màu trắng tinh đẹp đẽ bằng cách nhấn chuột phải lên màn hình rồi chọn Screen > White- và ngay lập tức, màn hình sẽ được phủ một màu trắng rất đẹp. Tương tự, để chọn quay lại màn hình đen để bảo vệ màn hình thì bạn chọn mục Black Screen. Để ghi chú ngay trong Power point của mình khi nghe ai đó góp ý, bạn chọn mục Speaker Notes rồi ghi chú ngay trong khung hiện ra. Nhiều giảng viên đại học, khi giảng tới nội dung quan trọng và cần ghi chú lên bảng đen, họ thường dùng cách thay màu hình nền để hướng sự chú ý của sinh viên lên bảng (vì nội dung slide sẽ được giấu đi). Nếu muốn sử dụng phím tắt, với màn hình đen, bạn nhấn Shift + B, còn màn hình trắng thì nhấn Shift + W.
13- Trình bài slide “đa cấp”:
Khi trình chiếu một Power Point của mình, bạn có thể liên kết để mở các chương trình, file có nguồn gốc từ những chương trình một cách trực tiếp trong slide nhằm tiết kiệm thời gian và giúp bài thuyết trình của bạn độc đáo hơn. Sau đây, chúng ta tìm hiểu qua những tính năng hay nhất của gói dịch vụ này:
- Power Point trong Power Point:
Tính năng này đặc biệt hữu dụng khi bạn cần trình bày đáp án riêng cho một bài tập hoặc trò chơi nào đó làm bằng Power Point. Khi ấy, bạn chỉ việc thiết kế 1 file Power Point dùng để trình bày, và các Power Point đáp án. Sau đó, lúc cần đưa ra đáp án, bạn chỉ cần một click chuột là xong. Mặt khác, khi cần, bạn có thể đưa file “trình bày” cho học trò, học viên đem in dùng làm tài liệu mà không sợ lộ đáp án. Muốn thế, sau khi đã làm xong các file Power Point “trình bày” và “đáp án”, bạn mở file “trình bày” lên rồi vào Insert > Object, trong cửa sổ hiện ra bạn đánh chọn mục Create from file rồi nhấn nút Browse và tìm đến file “đáp án”. Tiếp tục, bạn đánh chọn mục Link để cho phép chạy slide trong slide. Cuối cùng, bạn nhấn OK để xác nhận chọn lựa. Bây giờ, biểu tượng slide “đáp án” sẽ được đưa vào slide “trình bày”, sau này, khi cần mở đáp án – bạn nhấn chuột kép lên biểu tượng của nó là xong.
- Lồng các bảng biểu, số liệu:
Có hai cách lồng các bảng biểu, một cách là bạn lồng trực tiếp bảng biểu ngay trong slide bằng các vào Insert > Chart, sau đó thay đổi các thông số đầu vào rồi chọn giảng bảng biểu thích hợp là xong. Cách này thích hợp cho các biểu đồ đơn giản, ngắn. Cách thứ hai áp dụng cho các bảng biểu dài, đồ sộ mà bạn phải trình bày trong tổng kết cuối năm về lương nhân công, hay thu chi hàng ngày của công ty, cơ quan, và khi ấy – bạn không thể đưa các bảng biểu này vào trong slide được vì nó sẽ rất cồng kềnh. Cách đơn giản nhất là bạn sử dụng ngay chương trình MS Excel lồng trong Power Point để giúp việc hiển thị số liệu, bản đồ được mạch lạc hơn. Muốn vậy, bạn vào Insert > Object, rồi chọn Microsoft Excel Worksheet để nhập số liệu, chọn mục Microsoft Excel Chart để vừa nhập số liệu vừa vẽ biểu đồ.
- Viết các biểu thức toán học:
Nếu bạn giảng dạy các môn về khoa học tự nhiên, chắc chắn cũng có lúc bạn cần đến các biểu thức toán học để minh họa cho bài giảng. Nhiều người chọn cách viết biểu thức toán học trong MS Word rồi chụp lại biểu thức ấy và đưa vào Power Point theo dạng ảnh minh họa. Và cách này bất tiện là bạn không thể thay đổi nội dung của biểu thức được. Do đó, nếu muốn đưa các biểu thức toán học vào trong slide theo cách cao cấp, bạn hãy vào Insert > Object rồi chọn Microsoft Equation 3.0 sau đó trong bảng hiện ra, bạn chọn kiểu biểu thức muốn nhập và điền các thông số của biểu thức vào. Cuối cùng, bạn vào File > Exit and Return to….ppt để đưa biểu thức toán học vào slide.
14- Trình bày giới hạn thời gian:
Một vấn đề quan trọng khi trình bày một slide, ấy là bạn phải canh trước thời gian trình bày để vừa khớp với quỹ thời gian mà mỗi diễn giả có. Và làm sao để biết mình sẽ trình bày hết bao nhiêu lâu với các slide mình đã chuẩn bị? Thường thì cách tốt nhất là bạn, sau khi đã thiết kế xong các slide, thì bạn nên ngồi lại để tập trình bày thử và ghi lại thời gian trình bày. Trong phần này, Power Point giúp bạn một tính năng rất hay, ấy là tự động ghi nhớ các động tác chuyển slide, để khi bật slide lên, là chúng sẽ tự động chạy ăn khớp với lời nói của bạn và nghĩa là, bạn chỉ việc hoa chân múa tay trình bày mà không cần đụng đến máy tính làm gì nữa. Như thế sẽ giúp bạn trình bày thoải mái hơn và tiết kiệm thời gian hơn. Muốn thế, bạn hãy vào Slide Show > Rehearse Timings. Bây giờ, bạn hãy tập trình bày thử những gì mình muốn thể hiện qua cái slide vừa thiết kế, và cũng thực hiện các thao tác chuyển slide, chạy hiệu ứng….giống y chang như bạn đang trình bày trước cửa tọa vậy. Trong khi đó, thanh công cụ hiện ra sẽ ghi nhớ thời gian và các thao tác bạn làm trên slide. Sau khi đã trình bày “thử” xong, bạn nhấn nút 
để dừng lại, nhấn phím Esc để quay lại màn hình thiết kế slide, trong pop-up hiện ra, bạn nhấn Yes để Power Point tự động “lập trình” các thao tác chuyển slide tự động lúc bạn trình bày.
15- Bỏ các dấu lằn ngang trong slide:
Khi bạn soạn nội dung cho các slide, nếu sử dụng tiếng Việt, bạn gặp một phiền phức rất lớn là các chữ đều bị gạch chân theo dạng gợn sóng trông rất vướng víu và mất thẩm mĩ. Muốn xóa các đường gạch chân lượn sóng này, bạn chỉ đơn giản vào Tools > Spelling, trong cửa sổ hiện ra – bạn nhấn nút Ignore All là ngay lập tức, các đường gạch chân lượn sóng sẽ biến mất và slide của bạn sẽ trông đẹp hơn rất nhiều.
16- Thủ thuật tạo slide không thể chỉnh sửa:
Khi bạn có việc phải đem slide của mình qua máy của người khác thì chắc chắn thế nào cũng bị lấy trộm. Và nếu trong slide có nhiều tài liệu quan trọng mà bạn không muốn cho ai biết thì lại càng không hay chút nào. Cho nên, để bảo vệ các slide của mình, bạn hãy mở slide lên, rồi vào File > Save As, sau đó trong pop-up hiện ra, mục Save as type bạn chọn là PowerPoint Show (*.pps). Sau đó nhấn Save để lưu lại, bây giờ - bạn hãy đem file này đến máy khác và nhấn chuột kép lên file ấy, tự động các slide sẽ được trình chiếu và người khác không thể sửa hoặc lấy được nội dung bên trong. Nếu trong slide của bạn có lồng nhiều video, âm thanh, bảng biểu thì file có định dạng .pps này cũng sẽ “mang” chúng theo bên trong nội dung của nó luôn và nghĩa là bạn không cần phải copy các video, âm thanh đem theo như trong trường hợp bình thường nữa. Nghĩa là, khi Power Point chứa video, âm thanh, nếu bạn dùng định dạng .ppt thì bạn phải đem theo một thư mục các video, âm thanh kia; còn nếu sử dụng định dạng .pps thì bạn chỉ cần đem theo file này mà thôi. Một nhược điểm của file .pps là dung lượng rất lớn nên bạn cần cân nhắc khi sử dụng.
17- Tự động lưu lúc đang thiết kế:
Khi thiết kế Power Point, đôi khi bạn gặp trường hợp máy bị lỗi và chương trình MS Power Point tự động thoát ra. Khi ấy, bao nhiêu công sức làm từ trước đó của bạn bị mất hết, trong trường hợp này – bạn nên thiết lập để chương trình tự động sao lưu lại nội dung để nếu lỡ có trục trặc thì công lao bạn bỏ ra không bị ảnh hưởng. Muốn thế, bạn vào Tools > Options, trong thẻ Save – mục Save AutoRecover info every bạn chọn thời gian là 1 minutes rồi nhấn OK để xác nhận chọn lựa. Sau này, cứ mỗi phút thì tự động các slide sẽ được lưu lại và dữ liệu Power Point của bạn sẽ an toàn hơn bao giờ hết.
18- Đặt mật khẩu bảo vệ slide:
Ngoài việc tạo ra file định dạng .pps để bảo vệ nội dung cho các slide của mình, nếu trong trường hợp Power Point của bạn có nhiều tài liệu quý, bạn cũng nên đặt mật khẩu để bảo vệ cho slide của mình. Muốn thế, bạn vào Tools > Options, mở thẻ Security, mục File encryption settings for this document bạn hãy điền mật khẩu vào khung Password to open. Nhấn OK để xác nhận chọn lựa, bây giờ - mỗi khi mở slide lên, một pop-up hiện ra, bạn phải điền mật khẩu thì mới mở được slide. Việc này đồng nghĩa là, nếu người khác không có mật khẩu của bạn thì cũng không xem được nội dung các slide của bạn.
19- Xử lý khi máy không có chương trình Power Point:
Khi bạn đem slide của mình qua máy khác, mà nhiều khi, chương trình Power Point trong máy đó bị lỗi, hoặc máy bạn dùng phiên bản Power Point mới nhất thì nhiều khi – bạn sẽ không thể mở được các slide của mình trong các máy ấy. Lúc đó, để chữa cháy, bạn nên dùng đến trình duyệt web để giúp bạn…chiếu các slide. Cách thực hiện cũng rất đơn giản, trước tiên – bạn vào File > Save As Webpage, sau đó trong mục Save as type bạn chọn là Single File Web Page (*.mht; *.mhtml). Bạn nhấn Save để lưu lại rồi đem file này (gọi là file .html) qua máy tính kia, nhấn chuột kép lên nó, ngay lập tức Internet Explorer sẽ được mở ra, bạn nhấn chuột lên dòng chữ “To help protect...” và chọn Allow Blocked Content...> Yes. Lúc này, ở góc bên dưới tay phải có chữ SIide Show, bạn nhấn chuột lên nút này và các slide sẽ được trình chiếu mà không cần Power Point nữa. Tương tự như định dạng file .pps, định dạng file dùng để xem trong trình duyệt cũng có dung lượng rất lớn. Như vậy, khi bạn chuẩn bị các slide để đem đi thuyết trình, bạn nên chuẩn bị 4 thứ, trước nhất là file .ppt chuẩn và một thư mục chứa âm thanh, video bạn dùng trong slide, một file .pps để dùng trong thường hợp các file âm thanh, video không chạy được trong máy lạ, và một file .html dự phòng khi máy kia bị hỏng chương trình Power Point.
20- Font chữ bị hỏng:
Đây là hiện tượng thường xảy ra nhất, đó là, khi bạn thiết kế Power Point ở nhà thì dùng rất nhiều kiểu chữ thật đẹp, nhưng khi đem sang máy khác chiếu thì font chữ bị hỏng hết. Nếu viết bằng tiếng Việt, thì các chữ có dấu sẽ bị biến thành ô vuông, hình tròn hoặc không đọc được,…những lúc ấy, diễn giả chỉ còn nước…méo mặt mà thôi. Nguyên nhân của việc này, là các font chữ bạn dùng không được máy kia hỗ trợ. Và để tránh hiện tượng này, khi thiết kế slide, bạn nên tuân theo lưu ý sau – đó là bạn chỉ nên dùng các font chữ chuẩn có sẵn trong Windows mà thôi. 2 font chữ hỗ trợ tiếng Việt tốt nhất là Time New Romans và Arial, ngoài 2 font chữ này, bạn không nên dùng thêm font nào khác để tránh việc lỗi font khi dùng slide ở máy khác. Để đặt 1 font làm mặc định cho Power Point, bạn hãy vào Format > Font, sau đó trong dòng font – bạn hãy tìm đến mục Time New Romans hoặc Arial rồi nhấn chọn lên nó, đánh dấu kiểm lên dòng Default for new objects. Nhấn OK để xác nhận chọn lựa. Bây giờ, các font sử dụng trong slide sẽ là Time New Romans hoặc Arial mà thôi, nên bạn không lo bị lỗi font nữa. Trong trường hợp nhận được một slide mà nó không dùng font Time New Romans hoặc Arial, thì bạn mở slide đó lên, trong phía ô bên tay trái – bạn bấm chọn lên một slide rồi nhấn Ctrl + A để chọn hết các slide, sau đó vào Format > Replace Fonts, sau đó mục With- bạn chọn kiểu font là Time New Romans hoặc Arial, nhấn OK để xác nhận. Các font sẽ được thay thế đúng chuẩn của bạn.
21- Sử dụng bàn phím để trình chiếu:
Nhiều người thích dùng chuột để thao tác trình chiếu các slide, và nếu bạn mang theo máy tính xách tay thì việc lủng lẳng con chuột kèm theo quả là bất tiện. Cho nên, nếu bạn chỉ mang máy tính xách tay đi với mục đích duy nhất là trình chiếu slide, thì bạn có thể dùng bàn phím để thao tác cho nhanh. Và trong phần lớn trường hợp khác, thì việc điều khiển slide bằng bàn phím sẽ thuận tiện hơn dùng chuột. Dưới đây, xin giới thiệu một số phím tắt để dùng trình chiếu slide.
- F5: để bắt đầu trình chiếu slide.
- Phím B để chuyển qua màn hình trắng. Phím W để chuyển qua màn hình đen.
- Ctrl + P để vẽ vời lên slide. Ctrl + E để xóa các hình vừa vẽ lên slide. Ctrl + A để quay về chuột mặc định.
- Các phím mũi tên để mở hoặc lùi các slide.
Nguyễn Tử Vương