Bí quyết tổ chức không gian làm việc hiệu quả

Suy nghĩ một cách có tổ chức

Roman Fernando, giáo viên xã hội học và giảng viên tại California, nói rằng: " Một người bình thường lãng phí một giờ mỗi ngày do tính vô tổ chức. Điều này làm tốn của họ hơn hai tuần một năm, quãng thời gian bằng cả kỳ nghỉ".

Fernando cho rằng các ông chủ muốn tuyển dụng những nhân viên có khả năng đảm nhận nhiều nhiệm vụ, sắp xếp các ưu tiên và có thể đáp ứng đúng thời hạn công việc. Nếu không có tính tổ chức thì rất khó hoặc không thể bộc lộ các phẩm chất trên. Theo ông: "Để trở thành một người có tính tổ chức, bạn cần phải suy nghĩ một cách khoa học".

Lập kế hoạch

Nhiều người cho rằng đây là việc nhàm chán và tốn thời gian. Tuy nhiên, lên kế hoạch nghiêm túc sẽ đưa ra bức tranh tổng quát về những gì cần làm và giúp tiết kiệm thời gian trong các hoạt động lâu dài. Sổ kế hoạch hằng ngày là công cụ cần thiết giúp bạn ghi nhớ những nhiệm vụ cũng như tiện cho việc theo dõi chúng. Ngoài ra, sổ kế hoạch cũng cho phép bạn cập nhật thông tin nhanh chóng và kết hợp các công việc trong khoảng thời gian ngắn.

Bắt đầu từ những việc nhỏ

Hãy chia nhỏ công việc ra nhiều bước liên tiếp nhau và lập kế hoạch cho mỗi bước. Dành không quá 30 phút để hoàn thành từng việc nhỏ và bạn sẽ thực hiện được mục tiêu lớn hơn. Và chỉ nên tập trung vào giải quyết một vấn đề một lúc mà thôi.

Sắp xếp lại các vật dụng

Hãy dọn bớt những thứ không cần thiết và chỉ để lại những gì cần dùng trên bàn làm việc của mình. Và nhớ sử dụng ba chữ Rs: reduce (cắt giảm), refer (tham khảo) và rearrange (sắp xếp lại). Xem xét và loại bỏ các món đồ giống nhau, quá hạn hay đã lâu bạn không dùng đến và cuối cùng là sắp xếp cho gọn gàng.

Tạo ra động lực cho bản thân

Thay đổi màn hình chờ máy tính bằng một câu nói tạo cảm hứng để có thêm động lực làm việc. Chẳng hạn như: "Just do it" (câu slogan của Nike) hay "Feel the fear and move ahead" hoặc bất kì câu nói nào làm bạn cảm thấy hứng thú.

Giao tiếp hiệu quả

Chắc hẳn bạn đang tự hỏi làm thế nào điều này có thể giúp ích trong việc dọn dẹp bàn làm việc. Tuy nhiên, giao tiếp một cách súc tích và rành mạch sẽ làm giảm đi lượng tin nhắn, thư điện tử hay tiết kiệm thời gian gọi điện. Hãy rõ ràng trong khi giao tiếp với người khác, đặc biệt khi để lại tin nhắn hay gửi email. Bằng cách này, bạn sẽ nhận lại sự phản hồi đầy đủ, thậm chí trong trường hợp đối tác không thể liên lạc trực tiếp được với bạn.

Quản lý thời gian

Bạn cần nhiều thời gian hơn để có thể tổ chức và cân bằng công việc một cách hợp lý. Mỗi ngày chỉ có 24 giờ và chúng ta không thể làm gì để thay đổi được điều đó. Tuy nhiên, người thành công luôn biết sử dụng thời gian một cách thông minh. Để làm được điều này, cần liệt kê những nhiệm vụ và sắp xếp lịch trình hợp lý để hoàn thành chúng.

Không nên trì hoãn

Một điều quan trọng nữa là giải quyết công việc ngay khi có thể sẽ tốt hơn. Bởi nếu trì hoãn, bạn sẽ phải tốn công ghi nhớ, tìm hiểu và thu xếp lại để hoàn thành việc đó.

Không để dồn công việc

Tạo ra một hệ thống để sắp xếp công việc của bạn. Thậm chí một danh mục sẽ đáp ứng được yêu cầu này nếu bạn luôn chú ý đến nó. Hơn nữa, hãy thưởng xuyên check mail và xử lý tất cả thư từ. Đừng để thư từ dồn lại, bởi vì việc xử lý chúng quá nhiều cùng lúc có thể làm bạn rối trí.

Thay đổi thói quen làm việc hiệu quả hơn

Có thể bạn đang cảm thấy nhàm chán nhưng dưới đây là vài cách nhằm thổi một luồng gió mới vào công việc hằng ngày của bạn. Sự thay đổi trong thói quen không chỉ cung cấp năng lượng cho cơ thể và trí óc mà còn điều chỉnh thái độ của bạn.

- Trở nên năng động là cách tốt để đối mặt với căng thẳng. Bạn có thể tham gia câu lạc bộ đi bộ, đội bóng trong công ty hay phòng tập thể thao tại địa phương.

- Tận dụng tối đa thời gian. Nếu bạn cảm thấy mình ở trong điều kiện tốt nhất vào sáng sớm, đừng phí phạm thời gian ấy đọc email hay cập nhật Facebook. Thay vào đó, hãy bắt đầu công việc thực tế đòi hỏi nhiều năng lượng trí óc.

- Trong giờ giải lao, hãy rời khỏi văn phòng khoảng 15 phút, đi dạo, hít thở không khí trong lành để đầu óc minh mẫn hơn. Ra ngoài và luyện tập thể lực sẽ giúp thay đổi cách làm việc cũng như trạng thái tinh thần.

- Xem lại các kế hoạch và đặt ra mục tiêu. Đối với những mục tiêu lớn và dài hạn bạn phải biết chia nhỏ ra thành nhiều bước. Ghi lên giấy và dán nó ở bất kì nơi nào dễ dàng nhìn thấy, điều này sẽ nâng cao sự tự tin cũng như cho bạn thấy ý thức và chỉ dẫn rõ ràng.