Để quản lý tốt nguồn nhân lực

Nhân sự thường là một vấn đề tưởng dễ mà khó đối với các doanh nghiệp. Đôi khi nhà quản lý tìm “đỏ con mắt” trong chồng hồ sơ xin việc cao ngất mà vẫn không có được một người phù hợp với các yêu cầu của công ty.

15.6093

Họ cần có những phần mềm quản lý nguồn nhân lực (Human Resources Management – HRM) hữu hiệu và chính xác để giải quyết các bài toán nhân sự rắc rối và khai thác nguồn tài nguyên này một cách có hiệu quả, vì đây là một trong những yếu tố quyết định sự tồn tại và phát triển của bất kỳ tổ chức nào.

Trường đại học Khoa học và Y tế Oregon (Oregon Health & Science University – OHSU) đang sử dụng phần mềm iRecruitment của hãng Oracle trong việc tuyển dụng nhân sự. Nhờ vậy, thời gian tuyển dụng rút ngắn được hai tuần lễ so với trước đây, và chi phí cũng giảm ít nhất là 1.500 đô-la Mỹ cho một việc làm.

iRecruitment là một phần trong bộ sản phẩm Hệ thống quản lý nguồn nhân lực (E-Business Human Resources Management System). Phần mềm này giúp nhà quản lý đưa ra những yêu cầu cho một nhân viên mới và xử lý các đơn xin việc. Nó đảm trách hầu hết các công việc hành chính tiêu tốn nhiều thời gian và giấy mực này, từ việc chuyển những mẫu ghi các tiêu chuẩn đòi hỏi tới các nhà quản lý ở từng bộ phận đến việc đăng tải các tiêu chuẩn đó trên trang web.

Các phần mềm HRM

OHSU gần đây cũng đã bổ sung mô-đun Manager Self Service để ghi nhận những thay đổi về tình trạng của nhân viên như những lần thăng chức, số ngày nghỉ... và mô-đun Employee Self Service để quản lý các khoản tiền phúc lợi của nhân viên. Joe Tonn, Giám đốc bộ phận dịch vụ thông tin về nhân sự của OHSU, hy vọng những mô-đun quản lý về năng suất làm việc, lập kế hoạch kế thừa (succession planning) và đào tạo sẽ được đưa thêm vào hệ thống trong vòng hai năm tới. “Chúng tôi muốn làm sao để buổi sáng đưa ra một bản tiêu chuẩn công việc thì đến chiều sẽ có được những ứng viên đủ điều kiện,” ông nói.

Các tổ chức có quy mô lớn và vừa như OHSU ngày càng chuyển sang sử dụng các phần mềm HRM để có thể tự động hóa các quy trình quản lý nguồn nhân lực như lập hồ sơ và theo dõi quá trình hoạt động của nhân viên, đào tạo, chấm công, tính lương, thuế thu nhập cá nhân và thưởng… Những ứng dụng HRM có thể nằm trong những phần mềm riêng rẽ hoặc được tích hợp trong một gói sản phẩm tùy theo nhu cầu của đơn vị sử dụng. Các công ty như Oracle, Kronos, Kenexa và Lawson Software đang phát triển những công nghệ giúp họ tạo ra những bộ sản phẩm HRM bao gồm nhiều tính năng hơn.

Công ty nghiên cứu thị trường AMR Research ở Boston (Mỹ) dự báo doanh số của thị trường phần mềm HRM sẽ lên đến sáu tỷ đô-la vào năm 2010, tương đương với mức tăng trưởng hằng năm là 10 %.

Nhà phân tích Albert Pang của công ty nghiên cứu thị trường IDC nhận định rằng sự tăng trưởng này là do lực lượng lao động bị giảm sút vì thế hệ những người sinh ra trong thời kỳ bùng nổ dân số của thế giới (bắt đầu từ khi thế chiến thứ hai chấm dứt vào năm 1945) đang chuẩn bị về hưu. “Các công ty cần tự động hóa hệ thống của họ tốt hơn nữa để nhận ra những nhân viên nào mà họ muốn giữ lại và chuẩn bị một con đường sự nghiệp cho các nhân viên đó,” ông nói.

Các công cụ HRM sẽ tự động thực hiện các công việc hành chính và cung cấp cho nhà quản lý những phân tích giúp họ đưa ra những quyết định mang tính chiến lược. Các ứng dụng HRM có thể xử lý các công việc sau :

Thuê mướn nhân công. Công ty sản xuất thiết bị giải trí điện tử Sony Computer Entertainment sử dụng phần mềm tuyển dụng nhân sự của WorkforceLogic Inc. để tự động hóa quy trình thuê nhân viên hợp đồng. Sally Buchanan, Giám đốc về nhân sự của công ty, cho biết phần mềm này đặc biệt hữu ích trong việc tuyển dụng những nhân viên hợp đồng hay biên chế. “Người phụ trách tuyển dụng sẽ phải trả lời một loạt câu hỏi của phần mềm. Sau đó, chương trình sẽ phân tích và cho biết vị trí đó thích hợp nhất với nhân viên hợp đồng hay biên chế,” ông nói.

Theo dõi năng suất và sự thăng chức. Quản lý năng suất làm việc, phát triển nghề nghiệp và lập kế hoạch kế thừa là những chức năng có thể được tự động hóa bằng các ứng dụng HRM. Tập đoàn Tyco International (Mỹ) đang sử dụng phần mềm CareerTracker của hãng Kenexa. Phần mềm này có thể theo dõi và vẽ sơ đồ năng suất của nhân viên dựa trên hệ thống phân loại và các tiêu chuẩn của Kenexa.

Với cơ sở dữ liệu ghi nhận những thành tích và khả năng chuyên môn của nhân viên, Tyco có thể đánh giá được nhân viên nào phù hợp nhất với công việc họ đang cần tuyển dụng cũng như chương trình đào tạo cần thiết cho các nhân viên đó. Shaun Zitting, Giám đốc bộ phận phát triển tổ chức của tập đoàn, nói : “Chúng tôi có thể đánh giá được các nhân viên và mức độ phù hợp với công việc của họ.”

Theo nhà phân tích Christa Degnan Manning của công ty AMR Research, hầu hết các nhà lãnh đạo tổ chức đều thích có một công cụ giúp họ đánh giá và khen thưởng nhân viên theo những tiêu chuẩn hoàn toàn khách quan. “Nó mang tính khoa học, cho phép bạn không chỉ nhận ra những nhân viên có năng suất cao mà còn biết được lý do khiến họ trở thành người làm việc xuất sắc,” bà nhận xét.

Nhà quản lý có thể kết hợp các đặc điểm quan trọng với từng công việc cụ thể để phân tích những nét tiêu biểu của các nhân viên được coi là thành đạt trong nghề nghiệp của họ. Bản thân nhân viên cũng có thể sử dụng những dữ liệu này để đánh giá con đường sự nghiệp nào là phù hợp nhất đối với mình.

Việc phát triển nghề nghiệp và lập kế hoạch kế thừa cũng trở nên quan trọng hơn khi thế hệ sinh ra sau thế chiến thứ hai về hưu và các tổ chức phải kiếm những người có năng lực để thay thế họ. Ngoài ra, việc quản lý các khoản phụ cấp cũng giúp các tổ chức tạo ra những chương trình khuyến khích nhân viên, đưa chi phí phụ cấp vào các mục tiêu hoàn thành công việc, và phân tích tổng chi phí tiền lương.

Lập thời biểu làm việc. Phân chia thời gian làm việc hợp lý cho một số lượng lớn nhân viên ở nhiều khâu và nhiều văn phòng khác nhau là một công tác rất khó. Tuy nhiên, nhờ sử dụng phần mềm lập thời biểu của hãng Kronos, hệ thống bệnh viện Banner Health với hơn 27.000 chuyên viên y tế làm việc ở nhiều cơ sở khác nhau trên bảy tiểu bang ở Mỹ đã thực hiện công việc này một cách dễ dàng. Theo Kathy Schultz, Giám đốc công nghệ thông tin của Banner Health, việc tổng hợp mọi dữ liệu về giờ giấc làm việc của tất cả các nhân viên là rất quan trọng vì nó giúp bà đưa ra được một thời biểu phù hợp nhất.

Đào tạo. Tại tập đoàn dược Novartis, các chuyên viên kinh doanh, nghiên cứu và phát triển cần phải tham dự nhiều khóa học khác nhau để nắm bắt những xu hướng công nghệ và cập nhật thông tin về những sản phẩm mới nhất. John Talanca, trưởng phòng đào tạo của Novartis, cho biết quản lý việc đăng ký của các học viên của 550 khóa học trên mạng và trên lớp sẽ là một công việc nặng nề, tiêu tốn nhiều thời gian nếu như chỉ sử dụng những quy trình dựa trên bảng tính Excel hay trên giấy như trước đây. Nhờ sử dụng bộ phần mềm Learning Suite của Saba Software Inc., khối lượng công việc hành chính này giảm được phân nửa. “Nó cho phép những người phụ trách việc đăng ký làm việc hữu hiệu hơn và có thể đảm trách thêm các công việc khác,” ông nói.

Phân tích và dự báo. Các ứng dụng HRM thường chứa nhiều loại dữ liệu về nhân viên, từ tiền lương, thưởng cho đến kinh nghiệm, trình độ và năng suất. Những công cụ phân tích có thể giúp nhà quản lý nhân sự khai thác những dữ liệu để đưa ra các quyết định mang tính chiến lược. Ví dụ như, họ có thể theo dõi năng suất dựa trên những tiêu chuẩn của công ty, dự báo những kỹ năng cần thiết cho các dự án trong tương lai, phân tích sự gia tăng tiền lương theo khu vực địa lý hoặc theo chuyên môn, hay tiên đoán những xu hướng về chi phí trợ cấp và những chọn lựa trợ cấp của nhân viên.

Những thách thức trong việc tích hợp hệ thống

Theo nhà phân tích Manning của công ty AMR Research, nhiều công cụ HRM rất hữu ích, nhưng để có được giá trị tối ưu, chúng cần phải được tích hợp vào kho dữ liệu chung của tổ chức. Điều này không dễ dàng vì hầu hết các sản phẩm HRM đều là những ứng dụng độc lập. Tuy nhiên, những vụ sáp nhập công ty gần đây của các nhà cung cấp phần mềm HRM và ERP lớn trên thế giới như Oracle, Kenexa và SAP đã tạo ra những bộ sản phẩm HRM được tích hợp nhiều hơn.

Nhưng đối với nhiều công ty lớn, vấn đề này vẫn còn khá nan giải. Ví dụ như, ở tập đoàn dược Novartis, bộ phận đào tạo và bộ phận nhân sự tách rời nhau và sử dụng những phần mềm quản lý khác nhau nên kế hoạch học tập và học bạ của một nhân viên lại không xuất hiện trong bản ghi năng suất của họ.

Trong khi đó, các cơ sở của tập đoàn Tyco ở 72 quốc gia trên thế giới sử dụng đến 25 ứng dụng quản lý nguồn nhân lực và nhiều hệ thống trả lương khác nhau. Do vậy, tập đoàn và nhà cung cấp phần mềm Kenexa đã phải hợp tác với nhau để tạo thêm một bản đăng ký thống nhất để nhân viên tự nhập dữ liệu của chính họ vào hệ thống. Nhờ đó mà Tyco đã phân công 300 nhân viên vào các vị trí mới một cách nhanh chóng và dễ dàng. “Chúng tôi có thể xem xét những tài năng hiện có và điều động họ đến những bộ phận kinh doanh thích hợp,” Zitting nói.

Các tổ chức lớn như Tyco đang ngày càng xem nhân viên như là một tài sản mà họ cần phải có, phải đào tạo và phải phân bổ một cách có chiến lược. Chính vì vậy những phần mềm HRM thường được gọi là “Human Capital Management” (HCM - Quản lý vốn con người), với ngụ ý rằng nhân viên là một sự đầu tư cần phải được sử dụng theo cách tốt nhất.

Các nhà quản lý muốn thấy những người mà họ tuyển dụng đang làm việc như thế nào,” Manning nói. “Đó là tài sản nhân lực giúp tổ chức đạt được những mục tiêu kinh doanh như tăng doanh số, lợi nhuận và sự hài lòng của khách hàng.”

Sue Hildreth
(Đăng Thiều dịch)

0--1

Liên hệ xóa tin: [email protected]