Việc lựa chọn kế hoạch kinh doanh sao cho thích hợp phụ thuộc vào việc bạn đang kinh doanh trong lĩnh vực gì và bạn định sử dụng kế hoạch kinh doanh đó với mục đích gì. Sau khi đã cân nhắc kỹ các yếu tố đó, bạn có thể lựa chọn loại hình kế hoạch phù hợp nhất trong số bốn loại kế hoạch kinh doanh chủ yếu. Đó là kế hoạch kinh doanh sơ lược, kế hoạch hành động, kế hoạch trình diễn và kế hoạch điện tử. Mỗi dạng đều yêu cầu có một lực lượng lao động khác nhau, cũng như sẽ có những tác động khác nhau đối với hoạt động kinh doanh của bạn.
Kế hoạch sơ lược.
Một kế hoạch kinh doanh sơ lược thường dày từ một đến mười trang, và thể hiện một cách vắn tắt nhất những vấn đề quan trọng như khái niệm hoạt động kinh doanh; nhu cầu tài chính; kế hoạch marketing và các thông báo về tài chính; đặc biệt là dòng tiền mặt; dự kiến thu nhập và bản cân đối kế toán. Nó là cách tốt nhất để thử nghiệm một hoạt động kinh doanh hoặc đánh giá sự quan tâm của các đối tác tiềm năng và các nhà đầu tư nhỏ. Nó cũng có thể được sử dụng như một sự khởi đầu có giá trị cho một kế hoạch dài hạn sẽ được tiến hành sau đó.
Tuy nhiên, bạn hãy cẩn thận để tránh dùng sai hay lạm dụng việc sử dụng một kế hoạch kinh doanh sơ lược. Bạn không nên sử dụng nó để thay thế cho một kế hoạch dài hạn. Nếu bạn gửi bản kế hoạch sơ lược cho một nhà đầu tư đang quan tâm và muốn hiểu chi tiết về công ty của bạn, thì chẳng khác gì bạn đang thực hiện một hành động ngu ngốc.
Kế hoạch hành động.
Một kế hoạch hành động được dùng như một công cụ để điều hành hoạt động kinh doanh của bạn. Nó nặng về tính chi tiết, tuy nhiên vấn đề trình bày lại không được coi trọng lắm. Giống như một kế hoạch kinh doanh nhỏ, nó đòi hỏi tính chân thực, nhưng không cần phải trang trọng hoặc phải tuân theo những thủ tục nhất định nào đó.
Một kế hoạch hành động được sử dụng nghiêm ngặt ở bên trong công ty, có thể bỏ qua một vài nhân tố được xem là quan trọng khi được dùng để đưa cho một ai đó ở bên ngoài công ty. Trong bản kế hoạch này có thể không cần đến các trang phụ lục tóm tắt các vấn đề điều hành quan trọng. Các lời diễn giải về sản phẩm hoặc hình ảnh sản phẩm cũng không thực sự cần thiết. Nó cũng không nhất thiết phải được in trên loại giấy chất lượng cao và được trình bày đẹp, đóng thành quyển, bởi vì nhà điều hành sẽ rất hay ghi chép và điều chỉnh những chi tiết trong bản kế hoạch này.
Tính chắc chắn và độ chính xác của các sự kiện và con số có ý nghĩa sống còn đối với một bản kế hoạch hoạt động kinh doanh. Mặc dù không đặt nặng tính hình thức và kiểu cách trình bày, nhưng cũng nên tránh các lỗi chính tả trong nội dung, cũng như phải đảm bảo độ chính xác của ngày tháng đưa ra. Tài liệu này giống như một chiếc quần kaki cũ kỹ mà bạn vẫn mặc đi làm hàng ngày, giờ lại mang ra mặc trong các ngày thứ Bảy, hoặc giống như một thứ đồ cổ mà dường như chẳng ai muốn làm vỡ nó. Nó là một thứ vật dụng thường xuyên được sử dụng trong doanh nghiệp, nhưng không phải là thứ được chăm chút tỉ mỉ.
Kế hoạch giới thiệu.
Một kế hoạch hành động không có những điểm nhấn về mặt trình bày và tạo ấn tượng cho người đọc, sẽ chỉ có tác dụng bên trong doanh nghiệp. Vì vậy, nếu bạn muốn thu hút sự chú ý của các đối tác, cũng như sự quan tâm của các nhà đầu tư và gọi được vốn từ ngân hàng, bạn cần một kế hoạch có tính giới thiệu và thật ấn tượng.
Hầu hết các thông tin trong bản kế hoạch giới thiệu đều có nội dung giống như bản kế hoạch hoạt động, mặc dù chúng được định dạng hoàn toàn khác nhau. Ví dụ, bạn nên sử dụng các từ vựng kinh doanh đã được quy chuẩn, loại bỏ những từ ngữ thiếu chuyên môn, tiếng lóng, tiếng viết tắt mà bạn vẫn thường sử dụng trong bản kế hoạch hoạt động. Khác với bản kế hoạch hoạt động, nó không được dùng để nhắc nhở việc thực hiện công việc, mà mang tính chất giới thiệu.
Ngoài ra, trong kế hoạch giới thiệu, bạn có thể thêm vào đó một số nhân tố. Nhiều nhà đầu tư yêu cầu trong bản kế hoạch giới thiệu của bạn phải dự trù được những mối đe dọa từ các đối thủ cạnh tranh, cũng như những rủi ro có thể gặp phải khi triển khai kế hoạch kinh doanh. Thậm chí, nếu nhà đầu tư muốn nhận thấy tầm ảnh hưởng rộng rãi của kế hoạch kinh doanh, bạn cũng phải đưa ra được các thông tin cần thiết.
Sự khác nhau lớn nhất giữa một bản kế hoạch giới thiệu và một bản kế hoạch hoạt động nằm ở những chi tiết về mặt hình thức và sự tinh tế, lịch sự. Một bản kế hoạch hoạt động chỉ đơn giản được in trên máy in văn phòng và có thể chỉ cần giập ghim trên góc. Trong khi đó, một bản kế hoạch giới thiệu cần được in trên máy in chất lượng cao, thậm chí in màu. Nó được trình bày một cách chuyên nghiệp dưới dạng một cuốn sách nhỏ, chắc chắn và dễ đọc. Nó cũng được trang trí thêm bởi những biểu đồ, đồ thị, bảng biểu và có những bức ảnh minh họa.
Một điều cũng rất quan trọng là trong bản kế hoạch giới phải đảm bảo không có bất kỳ một lỗi nào về in ấn, chính tả và đảm bảo độ chính xác cao. Những lỗi xuất hiện ở đây là điều không thể chấp nhận vfa thông cảm đối với các nhà đầu tư, bởi nó thể hiện sự cẩu thả của bạn và khiến cho kế hoạch kinh doanh mất đi độ tin cậy. Ví dụ, nếu như trong phần tóm tắt kế hoạch mô tả nhu cầu tài chính cần 40.000 đô la, nhưng trong kế hoạch dòng tiền mặt lại chỉ ra cần 50.000 đô la dự kiến trong năm đầu tiên thực hiện dự án. Lỗi này có thể do bạn quên không cập nhật số liệu mới vào mục tóm tắt, nhưng sẽ khiến các nhà đầu tư nghi ngờ, mặc dù nhiều khi họ không nói ra điều này.
Kế hoạch điện tử.
Điểm chung chủ yếu của các kế hoạch kinh doanh là chúng được soạn thảo trên máy vi tính, dưới một dạng nào đó, có thể sử dụng phần mềm Microsoft Office Words hoặc Power Point..., sau đó được in ra và nhân thành nhiều bản. Ngày nay, những bản kế hoạch kinh doanh trên giấy được sử dụng rộng rãi để chuyển đến các đối tác và nhà đầu tư như trước đây đang có xu hướng được truyền thẳng dưới dạng điện tử mà không cần in ra.
Bản kế hoạch điện tử cũng rất thích hợp khi bạn sử dụng máy tính và máy chiếu để trình bày, hoặc để thỏa mãn nhu cầu ưa chuộng sự hiện đại và đổi mới của các nhà đầu tư.
Lời kết
Việc lựa chọn một kế hoạch kinh doanh phù hợp rất quan trọng vì nó quyết định tầm ảnh hưởng của kế hoạch kinh doanh. Nếu bạn muốn kế hoạch kinh doanh trở thành người đại diện tốt nhất cho tiếng nói và bộ mặt kinh doanh của công ty trên thương trường, hãy lựa chọn chính xác loại hình kế hoạch kinh doanh và xác định đúng thời điểm áp dụng để có được hiệu quả tối ưu nhất.