Tổ chức ĐHCĐ: Doanh nghiệp cần cách làm mới

Khó khăn vướng mắc: do đâu?

Mùa ĐHCĐ năm nào cũng có nhiều doanh nghiệp thất bại và tốn kém trong việc tổ chức Đại hội lần đầu vì cổ đông không đến đủ, phải tổ chức lạị đến lần 2, lần 3. Nguyên nhân thì có nhiều, như cổ đông quá phân tán, tỷ lệ sở hữu của cổ đông nội bộ, cổ đông lớn quá thấp, nhiều cổ đông không quan tâm đến hoạt động của doanh nghiệp, doanh nghiệp không quan tâm đến nhu cầu của cổ đông, công tác quan hệ cổ đông..., hay chỉ đơn giản là doanh nghiệp tổ chức ĐHCĐ ở địa điểm quá xa, cổ đông không tham dự được vì đi lại khó khăn, tốn kém chi phí.

Khi không vướng phải các vấn đề trên, việc tổ chức ĐHCĐ vẫn có thể thất bại nếu có sự không đồng thuận giữa các nhóm cổ đông lớn, giữa cổ đông và HĐQT hay giữa các thành viên HĐQT. Tại nhiều đại hội, ngay cả khi doanh nghiệp luôn đảm bảo đủ tỷ lệ cổ đông tham dự họp theo luật định để tổ chức ĐHCĐ nhưng cũng không thành công, vì không đủ tỷ lệ biểu quyết thông qua các vấn đề trong chương trình nghị sự của đại hội.

Đó là chưa kể đến rủi ro Nghị quyết ĐHCĐ bị hủy do những sai sót trong trình tự, thủ tục tổ chức đại hội. Các vụ kiện tụng liên quan đến ĐHCĐ hầu hết đều xoay quanh vấn đề thủ tục, trình tự tổ chức, từ những vấn đề về thẩm quyền triệu tập họp, chốt danh sách, gửi thông báo mời họp, tài liệu gửi cho cổ đông…, đến việc thông qua chương trình, thay đổi chương trình, cách thức biểu quyết, bầu cử dồn phiếu, thông qua biên bản, Nghị quyết ĐHCĐ. Những ví dụ điển hình như vụ kiện đối với Nghị quyết ĐHCĐ bất thường 2013 của CTCP Cơ khí và thiết bị điện Hà Nội giữa hai nhóm cổ đông lớn; cổ đông đòi hủy Nghị quyết ĐHCĐ của CTCP Tài chính Xi măng do không nhận được thư mời; nhóm cổ đông của Công ty Công nghệ phẩm Hải Phòng đệ đơn khởi kiện, đề nghị Tòa án hủy Nghị quyết ĐHCĐ bất thường hay vụ kiện liên quan đến bầu dồn phiếu và tỷ lệ thông qua Nghị quyết ĐHCĐ tại CTCP BICICO...

Quy định tại Luật Doanh nghiệp 2005 về việc tổ chức ĐHCĐ còn có những “khoảng trống” chưa rõ ràng, trong khi bản thân lãnh đạo doanh nghiệp cũng chưa thực sự quan tâm đúng mức đến trình tự, thủ tục tổ chức đại hội, cũng là những yếu tố khiến nhiều cuộc họp ĐHCĐ của doanh nghiệp rơi vào bế tắc hoặc phát sinh vấn đề sau kỳ đại hội.

Chẳng hạn, cách thức tổ chức ĐHCĐ chưa chuyên nghiệp, rất nhiều doanh nghiệp biểu quyết bằng cách giơ phiếu, không có bằng chứng lưu lại, nên không có giá trị pháp lý khi phát sinh tranh chấp. Hay trong việc công khai thông tin, doanh nghiệp thường né tránh các câu hỏi khó, thiếu phản biện, không có sự chuẩn bị để trả lời cổ đông một cách thấu đáo… Đặc biệt là trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp cho rằng đã có đủ tỷ lệ tham dự của cổ đông chi phối nên không cần quan tâm nhiều đến thủ tục tổ chức họp và việc mời cổ đông nhỏ lẻ tham dự đại hội, chỉ đến khi cần thông qua những quyết sách quan trọng như phương án sáp nhập, hoán đổi cổ phiếu hay hủy niêm yết…, vai trò của cổ đông nhỏ lẻ mới được coi trọng. 

Doanh nghiệp cần tổ chức ĐHCĐ chuyên nghiệp hơn

Cuộc họp ĐHCĐ thường niên hàng năm của doanh nghiệp nhằm thông qua những vấn đề quan trọng, định hướng hoạt động sản xuất kinh doanh, cũng như bầu chọn HĐQT, ban kiểm soát - những người đại diện cho cổ đông giám sát hoạt động điều hành của giám đốc công ty… Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp để tiết kiệm chi phí thường sử dụng nguồn lực nội bộ trong việc chuẩn bị tài liệu đại hội, nhận ủy quyền, đăng ký cổ đông, kiểm phiếu bầu cử, biểu quyết bằng phương thức truyền thống… Cách tổ chức này thường không hiệu quả, nhân sự tổ chức là kiêm nhiệm nên không tránh khỏi có những sai sót, nhất là khi xử lý những tình huống phát sinh tại đại hội.

Đối với những doanh nghiệp có mâu thuẫn lợi ích giữa các nhóm cổ đông, khi tổ chức đại hội, gặp phải những vấn đề còn chưa nhất quán, rõ ràng, doanh nghiệp cần yêu cầu cơ quan ban hành và thực thi luật (như Sở Kế hoạch và Đầu tư, Ủy ban Chứng khoán Nhà nước…) giải thích rõ ràng để có thể tuân thủ đúng các quy định pháp luật. Doanh nghiệp cũng có thể tìm đến những tổ chức tư vấn chuyên nghiệp để được tư vấn những nội dung về pháp lý và quản trị công ty, kết hợp với giải pháp công nghệ để triển khai họp ĐHCĐ hiệu quả.

Đại diện FPTS, đơn vị đầu tiên nghiên cứu và xây dựng giải pháp tổ chức ĐHCĐ trực tuyến cho biết, Luật Doanh nghiệp 2014 vừa được thông qua với nhiều quy định mới rõ ràng hơn, tạo thuận lợi hơn cho doanh nghiệp trong việc tổ chức họp ĐHCĐ. Luật Doanh nghiệp 2014 đã quy định hình thức tham dự và biểu quyết tại cuộc họp ĐHCĐ: “thông qua hội nghị trực tuyến, bỏ phiếu điện tử hoặc hình thức điện tử khác”, đây được xem là một trong những thông lệ quản trị tốt đã được áp dụng rộng rãi trên thế giới. Kỳ ĐHCĐ thường niên năm nay, FPTS sẽ triển khai tư vấn cho các doanh nghiệp tổ chức ĐHCĐ và sửa đổi điều lệ phù hợp với Luật Doanh nghiệp mới, đặc biệt là những quy định về trình tự, thủ tục tổ chức ĐHCĐ.

Với những quy định mở về quyền tham dự ĐHCĐ của cổ đông trong Luật Doanh nghiệp 2014, doanh nghiệp cần những cách làm mới, giúp nâng cao hình ảnh và uy tín trong mắt các cổ đông, giảm đi nỗi lo một mùa đại hội không thành công, để tập trung vào vấn đề cốt lõi, đó là hoạt động sản xuất - kinh doanh.