XHTTOnline: Hỏi: Tôi muốn hỏi về cách
kiểm tra tính hợp lệ trong việc nhập
dữ liệu vào bảng tính Excel. Ví dụ như kế toán kiểm soát trường tính lương cho nhân viên, lương của một nhân viên chỉ có 200 USD nhưng khi nhập lại thừa đi một số 0, hay ngày công trong 1 tháng mà gõ nhầm đến hơn 31 ngày. Vậy cho hỏi trong excel có hỗ trợ tính năng nào giúp hạn chế những
sai sót đó hay không?
XHTT Online: Để tránh sai sót cho người sử dụng có thể gặp phải, Microsoft đã tích hợp vào trong Excel một tính năng rất hay đó là chức năng kiểm tra tính hợp lệ khi nhập dữ liệu. Đầu tiên bạn chọn khối cần
thiết lập tính hợp lệ của dữ liệu và từ trường hợp câu hỏi trên, tôi giả sử cho mức lương hạn định trung bình công ty bạn từ 100 USD đến 2000 USD. Trên menu chọn Data/Validation. Hộp thoại Data Validation sẽ xuất hiện để bạn điền các
giá trị và thông báo. Nhấp chuột chọn thẻ Settings, ở mục Allow chọn Whole number. Còn mục Data bạn chọn between và nhập giá trị 100USD cho ô Minimum, 2000 USD cho ô Maximum (bên cạnh đó mục Data cũng có nhiều thiết lập về số liệu như between, not between, equal to.. mà bạn sử dụng thích hợp cho từng ngữ cảnh)
Tiếp theo bạn chọn thẻ Input Message, ở phần Title và Input Message bạn có thể
nhập vào những từ có tính gợi nhớ cho công việc của bạn, các dữ liệu khi bạn nhập vào hai phần này sẽ hiển thị trong một khung màu vàng khi bạn di chuyển đến vùng có thiết lập kiểm tra hợp lệ. Cuối cùng bạn đến thẻ thứ ba là Error Alert để thiết lập thông
báo lỗi khi bạn nhập sai giá trị mà bạn đã thiết lập ở mục Style (có ba kiểu thông báo lỗi để bạn chọn như Stop, Warning, Information). ở phần Title bạn nhập tiêu đề cho thông báo lỗi đại loại như “Thông báo lỗi” , ở phần Error message bạn nhập nội dung báo lỗi chẳng hạn như “Dùng 1 ly cà phê cho tỉnh táo nhé bạn”. Thực hiện tương tự cho trường dữ liệu ngày công trong một tháng thì giá trị sẽ là 1 – 31 tương ứng cho 2 ô Minimum & Maximum. Với những thiết lập kiểm tra hợp lệ cho vùng dữ liệu, bạn có thể yên tâm làm việc mà không sợ những sai lầm đáng tiếc có thể xảy ra.
Nguyễn Minh Luân