Chính vì thế, chúng tôi xin gửi đến các bạn 14 nguyên tắc vàng để viết email tốt hơn.
Bài viết được lược dịch theo bài gốc ở trang Bussinessinsider.com và dựa theo cuốn sách "The Essentials Of Business Etiquette" của tác giả Pacher.
1. Dùng tiêu đề email rõ ràng, dễ hiểu
Hạn chế việc gửi mail không chủ đề
Hầu hết mọi người mở xem một email dựa trên tiêu đề được hiển thị ở hộp thư chính. Chính vì thế, hãy ghi một tiêu đề email một cách rõ ràng, dễ hiểu và bao quát được nội dung có trong bức thư.
Ví dụ: "Thay đổi giờ họp" , "Yêu cầu báo cáo làm việc tháng 5"....
Việc tạo một email một cách chuyên nghiệp hơn cũng là một nguyên tắc quan trọng. Nếu bạn đang làm việc cho một công ty, trường học thì nên sử dụng đuôi email của tổ chức đó. (Ví du: @meta.vn ...). Tuy nhiên, nếu bạn làm việc một cách độc lập, bạn nên cân nhắc nhiều hơn trong việc đặt riêng cho mình một tên email.
Đầu tiên, bạn nên đặt email dựa trên tên của bạn nhằm giúp người nhận dễ dàng nhận ra ai đang gửi mail cho mình. Ví dụ như: [email protected]... Và tuyệt đối không bao giờ đặt email theo sở thích, phong cách hoặc đơn giản là "gơi nhớ về một thời trẻ trâu" đã qua của bạn như: "visaocodon_anhnhoemnhieulam@..." , "[email protected]" ...
3. Cân nhắc khi sử dụng nút "Reply all"
Rất có thể trong công việc, bạn sẽ phải chuyển tiếp khá nhiều email giữa các đồng nghiệp. Và chắc chắn rằng chẳng một ai (kể cả bạn) muốn nhận một lúc 20 cái email xếp lớp với nhau (do đã chuyển tiếp nhiều người). Chính vì thế, hãy cân nhắc khi sử dụng nút "Reply All" (trả lời cho tất cả những người liên quan) nhằm tránh gửi email đến những người không liên quan.
4. Sử dụng những "lời chào" chuyên nghiệp
Đừng bao giờ sử dụng những lời chào theo phong cách "văn nói" đại loại như: Hey, Yo là tui nè, chào thím... Bởi những cụm từ này sẽ tạo cảm giác thiếu sự tôn trọng với người nhận và không được lịch sự.
Chúng ta nên sử dụng những cụm từ sau để bắt đầu hoặc kết thúc một email: Chào, Xin chào, Xin cảm ơn, Best Regards ...
Ngoài ra, chúng ta nên ghi danh xưng của người nhận trong email trừ phi bạn biết rõ việc người đó thích gọi bằng nickname. Ví dụ: hãy dùng Michael hơn là Mike.
5. Sử dụng dấu chấm than một cách hợp lý
Khi quyết định sử dụng dấu chấm than "!" , bạn chỉ nên xài khi cần thể hiện cảm xúc phấn khởi mà thôi.
Nhiều người có thói quen đặt rất nhiều dấu chấm than sau mỗi câu viết của họ. Điều này dẫn đến đoạn email trở nên quá "sến súa" và thiếu chuyên nghiệp. Vì thế chỉ nên sử dụng dấu chấm than khi thật cần thiết.
6. Cẩn thận với những câu viết hài hước
Những điều khôi hài khi thiếu đi sự lên xuống của người nói cũng như những biểu cảm trên khuôn mặt có thể mất đi ý nghĩa thật sự của mình và làm người khác hiểu lầm. Vì thế trong khi viết email, bạn nên loại bỏ hoàn toàn những câu viết mang tính hài hước trừ khi bạn biết quá rõ về người nhận.
7. Cần có một sự hiểu biết nhất định về văn hóa công việc khác nhau giũa các vùng miền
Việc không hiểu ý nhau trong công việc thường xảy ra khi chúng ta không biết rõ về văn hóa, phong cách làm việc giữa các quốc gia, vùng miền khác nhau. Và việc viết email cũng không phải là ngoại lệ.
Chính vì thế, bạn nên nhớ một nguyên tắc cần phải ghi nhớ khi viết email như sau. Đầu tiên, với những người sử dụng ngôn ngữ phức tạp, tượng hình như: Trung Quốc, Nhật Bản, Ả Rập... thường thì họ sẽ muốn tìm hiểu rõ về bạn trước khi bắt đầu một công việc, một sự hợp tác nào đó. Chính vì thế, việc viết email cho những đối tượng trên thường mang nhiều ý kiến cá nhân hơn (giới thiệu về bản thân, hỏi thăm sức khỏe...).
Còn với những người sử dụng ngôn ngữ đơn giản (Anh, Mỹ, Đức...), họ thường muốn xem những email đi thẳng vào nội dung chính cần thảo luận, xem xét.
8. Trả lời nhũng email gửi tới bạn - mặc dù đó là gửi nhầm
Thât khó để trả lời tất cả những email gửi đến bạn nhưng hãy thử làm điều đó mỗi khi có thể. Có thể email đó được gửi nhầm đến bạn nhưng ắt hẳn rằng người viết cũng đang chờ đợi một email hồi đáp. Vì thế, trả lời một email đôi khi không phải là vì tính chất công việc nhưng lại thể hiện văn hóa giao tiếp, sự thiện chí đối với người gửi - đặc biệt khi người gửi có mối quan hệ tương tác với bạn như: đồng nghiệp, sếp, người chung ngành nghề,...
Ví dụ khi nhận một email gửi nhầm, bạn có thể trả lời như sau: "Tôi biết bạn đang rất bận rộn nhưng có vẻ như bạn đã gửi nhầm email cho tôi. Vì thế tôi muốn bạn biết điều này để có thể gửi lại email cho đúng người nhận".
9. Kiểm tra lại lỗi chính tả
Lỗi chính tả là một trong những điều nên hạn chế khi văn hóa viết email chuyên nghiệp. Bởi vì, qua đó người nhận có thể đánh giá bạn và điều này có thể gây bất lợi cho công việc.
Đừng phụ thuộc quá nhiều vào trình kiểm tra sửa lỗi chính tả tự động của máy tính. Hãy kiểm tra lại email của mình vài lần trước khi gửi nhằm tránh những sai sót đáng tiếc có thể xảy ra.
10. Điền tên người nhận sau khi đã hoàn thành xong nội dung email
Nếu bạn điền tên người nhận khi bắt đầu viết email, rất có thể bạn sẽ gặp phải tình huống nhấn nhầm nút "Gửi" trước khi hoàn thành nội dung. Chính vì thế hãy tập thói quen viết xong nội dung hãy điền tên người nhận.
11. Kiểm tra và lựa chọn chính xác tên người muốn gửi email
Để tránh trở thành một người gửi "nhầm email" như trên mục 8, bạn nên kiểm tra và lựa chọn chính xác tên người nhận. Vì đôi khi, email của bạn mang tính chất quan trọng và cần được giữ bí mật, nếu gửi nhầm sẽ xảy ra những sai lầm lớn hơn sau này.
12. Sử dụng font chữ chuẩn
Không nên sử dụng những font chữ quá màu mè, khó đọc khi viết email. Nên nhớ một điều luật luôn luôn đúng rằng: "Email của bạn phải thật dễ nhìn để người khác có thể đọc được".
Vì thế, hãy sử dụng font chữ chuẩn và quen thuộc như: Arial, Times New Roman và để kích thước chữ vào khoản 10-12.
13. Hạn chế sử dụng những thán từ dễ gây hiểu lầm
Cũng giống như những câu nói đùa, những "Thán từ" nhằm biểu diễn cảm xúc có thể làm người nhận hiểu sai đi ý nghĩa của email mà bạn gửi. Một ví dụ đơn giản như: Tôi muốn có bản báo cáo này ngay liền và lập tức. Người đọc sẽ hiểu rằng bạn đang vô cùng giận dữ.
Vì thế, để tránh những sự cố đáng tiếc xảy ra, lời khuyên là bạn hãy đọc lại đoạn email của mình thật lớn trước khi gửi đi. Nếu bạn cảm thấy giọng điệu của bạn khi đọc quá "chua chát, dữ dội" thì có nghĩa người nhận cũng sẽ cảm thấy điều tương tự. Hãy sửa lại cho phù hợp.
Ngoài ra, bạn nên hạn chế sử dụng những tính từ mang nghĩa tiêu cực như: Sai lầm, thất bại, tệ hại... Ngược lại nên sử dụng những cụm từ như "Cảm ơn" nhiều hơn.
14. Có gì viết đó - không có gì là bí mật tuyệt đối
Hãy luôn nhớ lời của giám đốc CIA David Petraeus : "Mọi thư điện tử đều để lại một dấu vết, mạnh mối".
Chính vì thế, một nguyên tắc bắt buộc phải nhớ khi viết email: Biết gì viết đó. Đừng viết những gì bạn không muốn người khác biết. Cũng như không viết ra những gì có thể làm tổn hại đến người khác. Suy cho cùng, mọi email đều có thể chuyển tiếp, vì thế nên thận trọng hơn là để hối tiếc.