Khi nhập liệu các bạn đã nhập họ và tên đầy đủ của mọi người trong cùng một ô, nhưng sau đó lại cần tách riêng họ tên đệm và tên ra hai ô khác nhau để thuận tiện cho việc quản lý. Việc này tưởng chừng như đơn giản nhưng cũng có nhiều người chưa biết cách làm. Hãy tham khảo cách làm bên dưới của Quản Trị Mạng nhé.
1. Tách họ và tên trong Microsoft Excel bằng function - công thức:
Như ảnh trên, các bạn có thể thấy file Excel mẫu của Quản Trị Mạng, cột C chứa thông tin Họ và Tên (cả tên tiếng Việt + Anh để các bạn dễ hình dung). Còn cột E và F là phần Họ và Tên riêng biệt sau khi tách. Công thức được sử dụng ở đây là gì?
Để tách họ và tên riêng rẽ, các bạn đặt trỏ chuột vào ô cần tách (ở đây ô Họ là E3), rồi gõ công thức:
=LEFT(C3,FIND(" ",C3,1)-1)
Gõ Enter, và chúng ta sẽ có:
Trong công thức trên, thì C3 là ô chứa Họ và Tên cần tách. Còn hàm LEFT sẽ có nhiệm vụ lấy thông tin (text) ở phía bên trái và tách ra 1 ô riêng. Để làm tương tự như vậy từ ô C3 đến C12 thì các bạn đặt con trỏ chuột vào ô E3 vừa hoàn tất, rồi kéo xuống dưới đến ô E12. Chúng ta sẽ có toàn bộ 10 thông tin Họ được tách ra:
Còn với phần tên thì các bạn hãy đặt trỏ chuột vào ô F3, và dùng công thức như dưới đây:
=RIGHT(C3,LEN(C3)-FIND(" ",C3,1))
Chúng ta sẽ được:
2. Tách họ và tên trong Excel bằng lệnh Text to Columns:
Tất nhiên việc phải nhớ lệnh đối với chúng ta thật đúng là cơn ác mộng. Nhất là những câu lệnh dài lê thê, loằng ngoằng chứ không đơn giản như phần 1 trên. Do vậy, Quản Trị Mạng sẽ tiếp tục hướng dẫn các bạn cách dùng lệnh tự động để tách thông tin họ và tên này ra.
Bôi đen phần cột thông tin cần tách, ở ví dụ này là C3 - C12, chọn tab Data > dùng chức năng Text to Columns như hình dưới:
Step 1 hiện ra, các bạn chọn ô Delimited rồi Next:
Đến Step 2, các bạn chọn phần Space thay vì Tab như ban đầu nhé:
Đến bước 3, các bạn chọn Text hay vì General. Phần Destination là ô sẽ chứa thông tin sau khi tách ra, ở đây tôi chọn ô E3, tức là cột Họ muốn tách ra. Rồi nhấn Finish:
Tuy nhiên, khi áp dụng công thức này thì đối với những tên dài (có từ 3 chữ trở lên) thì sẽ chỉ lấy được Họ và Tên theo 2 chữ đầu. Đối với những tên theo kiểu Việt Nam như Lê Văn A thì phần tên (A) sẽ bị tách riêng ra thành 1 cột khác. Các bạn nên lưu ý và cân nhắc vấn đề này:
Trên đây là 2 cách đơn giản và phổ biến để tách thông tin Họ và Tên trong Excel mà không cần phải dùng đến phần mềm hỗ trợ khác. Chúc các bạn thành công!