Mọi người đều biết cách tạo nên một cuộc trò chuyện vì họ đã làm như vậy từ khi mới chập chững biết đi. Tuy nhiên, hầu hết mọi người đều có những thói quen xấu khiến những cuộc trò chuyện làm ăn của họ đôi lúc trở nên vô nghĩa và lãng phí thời gian.
Dưới đây là qui trình gồm 4 bước đơn giản giúp đảm bảo chắc chắn mọi cuộc trò chuyện của bạn đều có ý nghĩa và đáng giá.
1. Biết "tại sao" bạn đang trò chuyện
Mọi cuộc trò chuyện đều có một điểm chính, nếu không thì thật vô nghĩa nếu cứ tiếp tục trò chuyện. Với bạn bè và gia đình, “điểm chính” thường là chỉ đơn thuần quan tâm tới công ty của nhau. Bạn biết làm thế nào rồi đấy. Chỉ việc thư giãn và vui vẻ.
Mặc dù vậy, trong kinh doanh, luôn có một chương trình nghị sự cho mọi cuộc trò chuyện, ngay cả khi cuộc trò chuyện chỉ nhằm mục đích “ hiểu thêm về bạn” (hoặc ngược lại) cho tới khi những người cùng làm việc với bạn trở thành trở thành bạn bè hoặc thành viên gia đình.
Vì vậy, bất cứ khi nào bạn bắt đầu một cuộc trò chuyện với một đồng nghiệp (bao gồm cả khách hàng, sếp, đồng nghiệp và những người dọn rác), hãy có mục tiêu cụ thể trong đầu. Làm theo cách đó, bạn sẽ ít lãng phí thời gian và công sức hơn.
Tương tự như vậy, nếu ai đó bắt đầu trò chuyện với bạn, bạn rất nên biết tại sao lại có cuộc trò chuyện này và vào lúc này. Bạn không nhất thiết phải ám ảnh về nó nhưng phải có ý niệm về lý do, như vậy bạn sẽ dễ xác định cuộc trò chuyện sẽ đi về đâu.
2. Lờ đi “tâm trí của một chú khỉ” trong bạn
Người Trung Quốc xưa tin rằng mọi người đều có “tâm trí của loài khỉ” khiến bạn luôn nhảy từ suy nghĩ này sang suy nghĩ khác, chẳng hạn như:
• Cô ấy đang nghĩ gì về mình nhỉ?
• Mình sẽ bán được hàng chứ?
• Nếu mình không trả tiền thế chấp thì sao?
• Trời ơi, tờ giấy dán tường xấu quá.
• 2 tiếng nữa mình phải lên máy bay rồi.
• V.v và v.v.
Những tiếng ồn trong tâm trí này khiến bạn bị giảm độ tập trung vào khách hàng và quan điểm, ưu tiên và mục tiêu của chính bạn.
Nếu bạn lắng nghe “tâm trí khỉ” của mình, bạn sẽ chỉ nghe được 1% những gì người kia đang nói. Chắc chắn bạn sẽ hiểu sai và quên mất những gì họ nói.
3. Xác nhận những điều bạn đã nghe
Khi người khác ngừng nói, hãy mô tả lại và nêu những điểm chính mà người đó vừa nói. Điều này khẳng định rằng bạn đang thực sự lắng nghe người khác chứ không phải là cuộc đối thoại trong nội tâm của bạn (tâm trí của loài khỉ).
Nó cũng ngăn bạn tiếp tục cuộc trò chuyện dựa trên sự hiểu sai. Việc nói lại cũng tạo cho người kia cơ hội để sửa lại ý hiểu của bạn hoặc nói thêm nếu cần để chắc chắn rằng bạn hiểu vấn đề.
4. Suy nghĩ rồi trả lời
Đừng lại một chút để cân nhắc những gì bạn đã nghe và lặp lại. Đáp lại bằng một câu, một câu chuyện hoặc một câu hỏi góp thêm cho cuộc trò chuyện và đưa nó tới gần với điểm chính và mục đích hơn.
Trò chuyện theo cách này vừa dễ lại vừa khó. Khó là vì “tâm trí loài khỉ” của một số người có kích cỡ bằng King Kong và huyên thuyên to đến nỗi họ chẳng nghe được bát kỳ điều gì khác.
Tuy nhiên, khi bạn đã biết cách lờ những tiếng huyên thuyên này, thì cách lắng nghe, phản hồi lại và trò chuyện nhanh chóng trở thành một bản năng thứ hai. Đó là phần dễ.
(Dịch từ Inc)