Thay đổi quyền truy cập tập tin và thư mục
SkyDrive cung cấp tính năng chia sẻ dữ liệu giống như các dịch vụ lưu trữ đám mây khác. Tuy nhiên, khi tạo ra một liên kết để chia sẻ tập tin thông qua SkyDrive, bạn còn được cung cấp tùy chọn để kiểm soát việc chia sẻ các tập tin đó với người dùng khác khi họ chỉ có quyền Chỉ xem (View only), xem và chỉnh sửa (View and edit) hoặc công khai (Public).
Tính năng này cũng sẽ được áp dụng cho việc chia sẻ các tập tin qua email hoặc trên một trang web mạng xã hội. Nếu muốn theo dõi những người dùng khác được chỉnh sửa các tập tin mà bạn chia sẻ, bạn cũng có thể thiết lập để yêu cầu người dùng đó phải đăng nhập đầu tiên.
Cửa sổ chi tiết bên phải là một cách nhanh chóng để bạn có thể xem ai có quyền truy cập vào một tập tin hoặc thư mục được bạn chia sẻ và những quyền hạn mà bạn có thể đưa ra đối với mỗi tập tin chia sẻ đó. Tại đây bạn cũng có thể vô hiệu hóa chia sẻ hoặc thay đổi quyền truy cập chỉ với một cú nhấp chuột.
Bình luận về phép chia sẻ tập tin
Trong khi các dịch vụ chia sẻ file truyền thống chỉ cung cấp cho bạn một liên kết duy nhất để bạn gửi cho người nhận và họ kích vào liên kết đó để tải dữ liệu về máy tính thì trên SkyDrive, bạn có thể cho phép người dùng truy cập vào các tập tin chia sẻ của bạn và đưa ra các ý kiến nhận xét về tập tin đó. Ngoài ra bằng cách thay đổi một vài thiết lập tính riêng tư, bạn có thể chọn để cho phép tất cả những người dùng khác tải về bình luận hoặc chỉ dành cho những người dùng cụ thể, tùy theo nhu cầu chia sẻ của bạn.
Thiết lập bình luận
1. Để thực hiện, bạn truy cập vào địa chỉ SkyDrive.com rồi đăng nhập vào tài khoản. Kích vào tên hồ sơ của bạn trên góc trên bên phải, sau đó nhấn vào liên kết Edit profile.
2. Nhấp vào liên kết Some Messenger friends ở mục Share with để chỉnh sửa cài đặt bảo mật theo nhu cầu sử dụng.
3. Từ đây có thể thay đổi các cài đặt bảo mật đối với những người có thể nhận xét về các tập tin mà bạn chia sẻ. Bằng cách kéo trượt thanh 'Comments' sang phải, tất cả mọi người sử dụng tài khoản Microsoft của họ có quyền truy cập vào các tập tin mà bạn chia sẻ để bình luận.
Dùng SkyDrive làm nơi lưu trữ tài liệu mặc định của máy tính.
Đây là cách dành cho những người dùng thường xuyên sử dụng thư viện Windows để lưu trữ các loại dữ liệu quan trọng, cho phép họ sử dụng SkyDrive là nơi để đồng bộ hóa tất cả các file của bạn, cho phép bạn tiếp tục làm việc trên các tập tin cho dù ở bất kỳ đâu. Dưới đây là cách để bạn thực hiện.
1. Đầu tiên là cần tạo ra các thư mục sau trong thư mục SkyDrive. Trong đó bạn cũng sẽ có tên các thư mục Documents, Music, Pictures và Video tương ứng.
3. Dưới mục Libraries, bạn kích chuột phải vào mục Documents và chọn lệnh Properties trong menu xổ xuống.
4. Trong cửa sổ Properties xuất hiện, bạn bấm nút Include a folder. Sau đó điều hướng đến thư mục SkyDrive và sau đó bấm vào nút Include a folder.
5. Bây giờ bạn sẽ thấy thư mục SkyDrive dưới khung Library Locations. Để thay đổi được áp dụng, bạn bấm vào vị trí thư mục SkyDrive và sau đó bấm nút Set save location, sau đó bấm nút Apply để áp dụng.
6. Lặp lại các bước tương tự cho lần lượt các thư mục gồm Music, Pictures và Video.
7. Sau khi bạn đã thiết lập 3 thư viện còn lại, khi bạn chạy chương trình SkyDrive trên máy tính và truy cập vào thư mục SkyDrive sẽ thấy kết quả sẽ trông giống như hình dưới đây.
Truy cập mọi tập tin trên máy tính của bạn từ xa
Một tính năng thú vị của SkyDrive có thể truy cập từ xa các tập tin của mình trên máy tính ở nhà ngay cả khi các tập tin đó không nằm trong thư mục SkyDrive. Điều này cho phép bạn có thể để các tài liệu công việc quan trọng ở nhà, sau đó đến cơ quan và chỉ cần truy cập vào máy tính ở nhà của bạn thông qua SkyDrive rồi tìm kiếm các tập tin lưu trên máy tính ở nhà. Tất nhiên để thực hiện, cả hai máy tính phải đều phải truy cập vào Internet và cài đặt sẵn chương trình SkyDrive trên máy tính. Tin tốt là bạn có thể làm việc ngay cả với các máy tính bị khóa.
Đối với vấn đề bảo mật, bạn không phải lo lắng vì các tập tin trên máy tính của bạn không thể chỉnh sửa hoặc xóa theo cách này, mà bạn chỉ có thể chuyển các tập tin từ máy tính của bạn vào thư mục SkyDrive. Về cơ bản, bạn có thể trích xuất các tập tin từ máy tính thông qua SkyDrive.
SkyDrive cũng có sẵn trên các thiết bị di động của tất cả các nền tảng hệ điều hành bao gồm: Windows Phone, iOS và Android. Tuy nhiên, tính năng này chỉ có thể truy cập thông qua trang web.
Xem hoặc chỉnh sửa tập tin đồng thời
Chỉnh sửa tài liệu đồng thời có thể không phải là một tính năng mới vì nó cũng có sẵn trên Google Drive. Tuy nhiên, với SkyDrive, bạn sẽ có thể làm điều đó với một phiên bản trực tuyến của các sản phẩm Microsoft Office bao gồm Word, PowerPoint, Excel và OneNote.
Bất kỳ thay đổi nào được thực hiện trong một tài liệu sẽ được đồng bộ trực tuyến. Một bảng thông báo nhỏ sẽ xuất hiện thông báo cho bạn rằng một sự thay đổi đã được thực hiện trên tài liệu mà bạn chia sẻ. Sau đó bạn nhấn nút Save để xem phần chỉnh sửa được đánh dấu bằng tên của người khác.
Phiên bản Microsoft Office Web cung cấp cho bạn tất cả các chức năng cơ bản giống như phiên bản Office trên máy tính. Bạn thậm chí có thể trình chiếu PowerPoint trên máy tính thông qua ứng dụng trên Web.
Sau khi chỉnh sửa, tập tin của bạn sẽ được cập nhật và các tập tin Microsoft Office sẽ sẵn sàng để bạn tải về hoặc chia sẻ ngay lập tức.
Tự động đồng bộ hóa Notes đến SkyDrive
Bạn có thể thêm các ghi chú cho SkyDrive trong khi đang làm việc trên điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng với ứng dụng Microsoft OneNote Mobile, có sẵn trên iOS, Android và Windows Phone. Để bắt đầu sử dụng ứng dụng, bạn cần phải đăng nhập bằng tài khoản Microsoft. Giao diện của ứng dụng Microsoft OneNote Mobile trông khá đơn giản và có tổ chức giống như trong các bức ảnh dưới đây.
Ảnh ứng dụng Microsoft OneNote Mobile trên iOS, Android và Windows Phone (từ trái sang phải)
Bạn có thể tạo danh sách công việc phải làm hoàn chỉnh với các hộp kiểm tra hoặc thêm hình ảnh vào ghi chú của bạn. Nếu muốn gửi email với các ghi chú thì ghi chú đó sẽ được tạo ra trong định dạng văn bản (với hình ảnh và danh sách kèm theo) thay vì định dạng OneNote.
Microsoft OneNote Mobile cũng sẽ đồng bộ hóa tất cả các ghi chú của bạn tạo ra với tài khoản SkyDrive tự động, điều này cho phép bạn có thể truy cập và chỉnh sửa chúng trên máy tính. Ngoài ra còn có các tùy chọn để chỉ đồng bộ hóa các ghi chú được lựa chọn vào tài khoản SkyDrive của bạn.
Tích hợp SkyDrive với Gmail
Bằng cách cài đặt Attachments.me, một tiện ích mở rộng dành riêng cho trình duyệt Chrome hoặc Add on cùng tên dành cho Firefox, bạn có thể đính kèm bất kỳ tập tin nào trên SkyDrive vào tài email được gửi từ Gmail mà không hạn chế dung lượng.
Bằng cách nhấp vào tuỳ chọn Share from SkyDrive, bạn có thể duyệt qua tất cả các tập tin trên SkyDrive của mình. Sau khi bạn đã lựa chọn các tập tin mà bạn muốn gửi kèm email, bạn sẽ nhận được một liên kết mà bạn có thể chia sẻ cho người nhận email của mình.
Lưu ý rằng các tập tin mà bạn chia sẻ thông qua Attachments.me chỉ có thể xem mà không thể chỉnh sửa, điều này sẽ đảm bảo cho tài liệu ban đầu của bạn sẽ vẫn còn nguyên bản trên SkyDrive sau khi chia sẻ.
Tránh sai lầm với Recycle Bin và Version History
Nếu bạn vô tình xóa bất kỳ tập tin nào từ thiết bị di động hoặc máy tính để bàn, SkyDrive sẽ vẫn còn lưu trữ tập tin đó trong một thùng rác trực tuyến mà bạn sẽ thấy ở góc dưới cùng bên trái của trang web.
Ngoài ra, SkyDrive cũng sẽ tự động lưu 25 lần thay đổi được thực hiện với các tập tin tài liệu của bạn và với tính năng Version History, bạn có thể khôi phục lại bất kỳ phiên bản trước đó của tài liệu khi cần thiết.
Riêng các mục trong thùng rác sẽ được tự động xóa sau 30 ngày, nhưng nếu thùng rác vượt quá 10% tổng hạn mức lưu trữ của bạn, mục lâu đời nhất sẽ bị xóa chỉ trong 3 ngày.
Hoàng Thanh