“Thời gian là vàng bạc”, câu ngạn ngữ này luôn đúng, đặc biệt là trong thời kinh tế thị trường sôi động như hiện nay. Chính vì thế, càng rút gọn được thời gian trong các hoạt động tác nghiệp, giấy tờ, văn bản, đồng nghĩa với việc càng tiết kiệm được “vàng bạc”.
Bài toán của Kho Bạc Nhà nước
Trước đây, để một công văn đến được tay các lãnh đạo cao cấp của Kho Bạc Nhà Nước (KBNN) phải mất ít nhất nửa ngày. Công đoạn này đòi hỏi khá nhiều người tham gia. Trước tiên, công văn đến được để vào nơi quy định. Sau đó cán bộ văn thư sẽ tập hợp các loại công văn này, phân loại chúng theo từng chức năng, từng phòng rồi mới chuyển tới nơi người nhận. Anh Quý Anh, cán bộ phòng hành chính thuộc KBNN cho biết: “Nhiều khi các công văn bị lẫn lộn lung tung và mất rất nhiều thời gian để tìm lại và chuyển đến đúng phòng, ban cần thiết. Sự nhầm lẫn trong chuyển phát công văn ảnh hưởng rõ rệt tới luồng vận chuyển công việc và đôi khi có những tác động không mong muốn. Chưa kể, đối với loại văn thư chuyển đi, phải tập hợp được đầy đủ chữ ký cần thiết, phải có các chứng từ và con dấu liên quan rồi mới được chuyển”. Đảm đương vai trò quản lý thu chi cho cả quốc gia, hiếm có công văn đến hay công văn đi nào của KBNN lại không mang tính cấp bách và ít nhiều có sức ép về thời gian.
Không chỉ KBNN mà rất nhiều các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp khác cũng đang đứng trước bài toán bức xúc về quản lý hồ sơ, công văn ngày càng chất cao như núi, tốn nhiều thời gian kiểm soát và phân bổ.
Giải pháp quản lý eDOCman
Sớm nhận thấy nhu cầu trên, công ty CMC đã nghiên cứu và xây dựng giải pháp quản lý công văn eDOCman. Đến nay, sau hơn 10 năm phát triển, eDOCman được giới quản lý đánh giá là một công cụ quản lý hiệu quả giúp giảm bớt gánh nặng trong công việc hành chính, đặc biệt ở những tổ chức lớn. Giải pháp này hiện đã được triển khai ứng dụng tại rất nhiều đơn vị quan trọng như tổng công ty Điện Lực Việt Nam, tổng công ty Dầu Khí, tổng công ty Bảo Hiểm và nhiều tổ chức khác.
Chức năng cơ bản của eDOCman là quản lý toàn bộ hệ thống công văn, giấy tờ đi-đến của một cơ quan. Khác với hệ thống thư điện tử thông thường chỉ nhận, chuyển thư và quản lý cục bộ, eDOCman có khả năng quản lý, theo dõi được sự luân chuyển của từng công văn, ví dụ: hệ thống biết công văn đã được gửi tới anh A chưa, anh A đã nhận và đọc chưa... Điều này rất quan trọng, bởi chính nó tạo nên sự tin tưởng vào những thủ tục hành chính của cơ quan đó có giá trị pháp lý và kiểm soát được những tác động từ nhiều cấp, phòng lên một công văn. Ví dụ: một công văn đến có yêu cầu ký duyệt của tổng giám đốc sau khi được sự chỉnh sửa, ký nháy của giám đốc tài chính và trưởng phòng hành chính. Trên đường luân chuyển (online) của công văn từ văn thư (văn phòng) đến trưởng phòng HC, rồi đến giám đốc tài chính chỉnh sửa. Tất cả các dấu vết đó đều được lưu lại. Tổng giám đốc hoàn toàn có thể “nhìn” lại con đường đã đi của công văn đó và những vết lưu (chỉnh sửa, ký nháy) của công văn này so với bản gốc.
Điểm nổi bật của eDOCman:
Quản lý toàn diện: eDOCman cho phép quản lý từ khâu tiếp nhận, phân phối, xử lý, lưu trữ đến quản lý, theo dõi, điều hành toàn bộ quá trình giải quyết công việc. Hệ thống đồng thời cung cấp báo cáo theo những tiêu chí mà lãnh đạo quan tâm.
Khả năng ứng dụng linh hoạt: Hệ thống cung cấp công cụ tự định nghĩa thuộc tính văn bản và tự định nghĩa quy trình công việc. Với công cụ này người sử dụng hoàn toàn chủ động trong việc thiết kế quy trình công việc mà không cần đến sự can thiệp của nhà cung cấp.
Hệ thống được thiết kế với giao diện thuận tiện và quen thuộc với công việc của người dùng. eDOCman cho phép người dùng có thể tự thiết kế, thay đổi giao diện.
Hệ thống có thể tích hợp với Fax Server, máy quét, với hệ thống nhận dạng văn bản tiếng Việt, tin nhắn SMS và đặc biệt tích hợp mở rộng ODMA (Open Document Management Application).
Hệ thống cho phép tương tác và trao đổi thông tin với những hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc tương tự, trao đổi trực tiếp từ hệ thống tổng công ty tới các công ty thành viên và chi nhánh.
Để sử dụng eDOCman, yêu cầu trang thiết bị tối thiểu phải có mạng nội bộ (LAN), máy chủ để điều phối và lưu trữ tương đương với mức công văn, giấy tờ mà cơ quan đó có.
Vì eDOCman chưa phát triển thành một sản phẩm đóng gói nên giá thành của sản phẩm tùy thuộc yêu cầu và quy mô người sử dụng.
Ngự Bình