Tách dữ liệu trong một ô
Người dùng thường gặp tình huống này khi phải sắp xếp một danh sách có họ tên theo thứ tự của bảng chữ cái. Thông thường, “Họ và Tên đệm” sẽ thuộc một ô, còn “Tên” sẽ nằm trong một ô khác ngay bên phải ô “Họ và Tên đệm”, tức là sẽ có 2 cột liền kề nhau để thể hiện họ tên đầy đủ. Từ đó, việc sắp xếp thứ tự dựa trên “Tên” sẽ được thực hiện dễ dàng. Ngược lại, việc nhập họ tên đầy đủ chỉ trong một ô duy nhất sẽ khiến việc sắp xếp gặp khó khăn, do Excel sẽ ưu tiên dùng chữ cái đầu tiên của họ tên đầy đủ để làm việc này, trong khi chúng ta lại muốn dựa trên chữ cái đầu tiên của “Tên”.
Cách 1:
Nếu sử dụng MS Excel 2013, bạn có thể tận dụng tính năng Flash Fill để lấy dữ liệu có quy tắc dựa trên dữ liệu gốc. Theo đó, bạn phải tự nhập dữ liệu vào ô đầu tiên, nhưng từ ô thứ hai trở đi thì chương trình sẽ gợi ý kết quả, nhiệm vụ của bạn là nhấn phím mũi tên đi xuống trên bàn phím để kết quả tự điền cho toàn bộ danh sách.
Với cách này, bạn có thể dễ dàng lấy “Tên” từ ô họ tên đầy đủ, nhưng việc lấy “Họ và Tên đệm” thì khó chính xác vì số từ trong “Họ và Tên đệm” của mỗi người là khác nhau.
Cách 2:
Nếu muốn tách cột “Họ và Tên” thành hai cột riêng biệt là “Họ và Tên đệm” và “Tên”, bạn có thể thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Lấy “Tên” từ cột chứa họ tên đầy đủ
- Trên bảng tính, chọn ô sẽ chứa “Tên”.
- Nhập vào hàm:
=IF(ISERROR(FIND(" ",TRIM(B3),1)),"",RIGHT(TRIM(B3),LEN(TRIM(B3)) -FIND("#",SUBSTITUTE(TRIM(B3)," ","#",LEN(TRIM(B3))-LEN(SUBSTITUTE(TRIM(B3)," ","")))))) |
Trong đó, B3 là một ô chứa họ tên đầy đủ trong bảng tính, bạn nên chọn thao tác với ô đầu tiên trong danh sách.
- Nhấn Enter để xem kết quả thu được cho ô đầu tiên này.
- Rê chuột vào góc vuông bên dưới của ô kết quả vừa thu được, rồi kéo xuống để nhận kết quả tương tự cho các ô còn lại.
Bước 2: Lấy “Họ và Tên đệm”
Sau khi đã lấy được “Tên”, bạn chỉ cần nhập đoạn mã sau vào ô muốn chứa “Họ và Tên đệm”:
=LEFT(B3,LEN(B3)-LEN(D3)-1) |
Trong đó, B3 vẫn là ô chứa họ tên đầy đủ, còn D3 là ô chứa “Tên” (ô chứa kết quả của Bước 1).
Xong, bạn cũng rê chuột vào góc vuông bên dưới của ô kết quả vừa thu được, rồi kéo xuống để áp dụng cho tất cả các dòng còn lại. Lưu ý rằng, cách làm này chỉ chính xác khi không có khoảng trắng dư thừa ở cuối tên đầy đủ.