Những phần mềm tốt nhất có thể bạn chưa biết

41 cách để thoát khỏi bộ Microsoft Office và tận dụng hết khả năng của máy tính, từ công cụ tăng sức mạnh cho hệ thống đến công cụ hỗ trợ ứng dụng nghiệp vụ, đồ họa và cả biên tập âm thanh.

ỨNG DỤNG VĂN PHÒNG
Ghi chú điện tử
Xung quanh màn hình máy tính, bạn dán đầy những mảnh giấy ghi chú nhỏ ư? Nếu có thì hãy quên chúng đi vì từ nay, bạn có thể dùng chương trình Post-It Software Notes Lite miễn phí của hãng 3M. Bạn chỉ việc nhấn chuột vào cửa sổ nhỏ để tạo ghi chú và 'gắn' lên màn hình ở bất kỳ đâu bạn thích. Bạn còn có thể đổi phông chữ, đổi màu, in hay gửi mail ghi chú này. Và nếu không cần dùng đến nữa, bạn có thể 'ném' vào sọt rác. Những ghi chú chưa bị xóa sẽ xuất hiện trở lại mỗi khi máy khởi động. Chương trình cũng cho phép đặt chuông nhắc nhở vào thời gian định sẵn. Các phiên bản khác của Post-It là Standard và Office có nhiều tính năng hơn và cho phép gửi ghi chú qua mạng nhưng lại thu phí . Bản miễn phí cũng khá hữu ích cho hầu hết người dùng.
www.find.pcworld.com/37148 (miễn phí, 2MB)

Kẻ thay thế Outlook
Tại sao bạn phải dùng đến chương trình Outlook cồng kềnh để quản lý những thông tin đơn giản? Chương trình WinOrganizer của Golden Section Labs cho bạn lưu trữ tên, địa chỉ cùng với hình ảnh, ghi chú, kể cả mật mã (tiếp tục được bảo vệ bằng mật mã). 
www.find.pcworld.com/37142 (dùng thử, 3,9MB)

Quản lý nhiều tài khoản E-mail
Quản lý cùng lúc nhiều tài khoản e-mail quả là mệt mỏi: bạn phải di chuyển từ Outlook, rồi đến Yahoo, sang Hotmail và trở lại,... Chương trình EPrompter của Tinuron Technology có thể giải quyết rốt ráo vấn đề này bằng cách cho phép quản lý dễ dàng 16 hộp thư cùng một lúc. Tin nhắn được tải về theo dạng text và được tập trung vào một nơi, nhưng bạn vẫn có thể tách riêng thư mục Inbox và Outbox của từng tài khoản. Tuy nhiên, EPrompter không cho xem hình nhúng hay tập tin đính kèm.
www.eprompter.com (miễn phí, 953KB)

Làm thế nào để biết E-mail đã được đọc ?
Liệu tin nhắn mình vừa gửi đã được đọc chưa? Hầu hết các chương trình e-mail cho phép bạn đính kèm delivery hay receipt trong tin nhắn để người nhận xác nhận khi nhận được. Tuy nhiên, vài người nhận lại không để ý và thường bỏ qua màn hình pop-up của receipt. MSGTAG Status của Fisher Young Group không cho phép người nhận bỏ qua nên tự động chạy ngầm trên máy người nhận và theo dõi lưu lượng SMTP (không hỗ trợ tài khoản Web-mail như Yahoo, Hotmail,...). MSGTAG Status âm thầm  gửi ngược receipt lại cho bạn mà người nhận không hề hay biết nên còn bị xem là chương trình gián điệp. Vì vậy không phải ai cũng thích sự hiện diện của chương trình này. Bạn cũng có thể theo dõi lưu lượng e-mail qua bảng đồng hồ trạng thái.
www.msgtag.com (dùng thử, 1,1MB)

Tự tin hơn khi soạn thảo văn bản tiếng Anh
WordDog, plug-in của hãng Plain English Technologies cho Microsoft Word, được thiết kế để kiểm tra các lỗi chính tả vụn vặt xuất hiện trong quá trình soạn thảo văn bản tiếng Anh. Chương trình sẽ thay những cụm từ dài dòng, ít người dùng thành từ hoặc cụm từ súc tích hơn. Ví dụ như WordDog sẽ đề nghị bạn dùng từ many thay cho cụm large number of. Bạn vẫn có thể dùng đến bộ kiểm tra chính tả và ngữ pháp của Word, nhưng chương trình WordDog sẽ giúp bạn tránh được những lỗi ngớ ngẩn.
www.worddog.com (dùng thử, 1,1MB)

Gửi fax qua máy tính
Bạn có thường xuyên gửi fax? Thông thường thì bạn in tài liệu đó ra giấy và mang sang máy fax. Như vậy cũng thật bất tiện. Tiện ích fax tích hợp của Microsoft thì hoạt động tồi tệ, WinFax của Symantec lại chiếm nhiều bộ nhớ. Bạn hãy thử  MightyFax 3.0 của RKS Software. Chương trình cho phép bạn gửi và nhận nhiều loại tập tin theo định dạng fax (bạn cần một modem fax và đường dây điện thoại). Chương trình thiếu tính năng tích hợp với sổ địa chỉ Outlook như trong WinFax. Nhưng những tính năng cơ bản của MightyFax hoạt động rất tốt.
www.find.pcworld.com/37088 (dùng thử, 1,8MB)

Số hóa ý tưởng

Nếu bạn thuộc tuýp người thông minh thường hay nghĩ ra nhiều sáng kiến nhưng chữ viết lại như 'gà bới' thì MindManager 2002 Business Edition của Mindjet là con đường cho bạn đi. Chương trình đưa ra cấu trúc cho các ý tưởng bằng cách dựng một cây thư mục đẹp mắt và dễ dàng thao tác. Khi lên kế hoạch cho một đồ án mới hay tạo các ghi chú cho cuộc họp, bạn có thể xuất tài liệu sang hầu hết các chương trình của Microsoft Office (Word, Outlook, PowerPoint và Project) hay định dạng HTML. MindManager có bản Standard Edition chỉ cho phép xuất sang HTML. Người dùng di động sẽ tiện lợi hơn với bản Mobile Edition cho phép tạo các ý tưởng của bạn trên các thiết bị cầm tay dùng HĐH Palm OS và Pocket PC.
www.mindjet.com (dùng thử, 11,2MB)

Hỗ trợ Excel tìm kiếm
Nếu tìm kiếm một từ nào đấy trong số tập tin Excel 3 năm gần đây (để làm báo cáo tài chính) bằng chức năng Find trong Excel thì bạn phải mất cả buổi để nhấn nút Find Next. Advanced Excel Find của Afalina phụ trợ thêm cho Excel, cho phép chạy lệnh Find 1 lần, liệt kê kết quả thành danh sách và tạo đường liên kết đến ô chứa dữ liệu. Nhưng Advanced Excel Find không có tính năng thay thế (Replace).
www.find.pcworld.com/37091 (dùng thử, 1MB)

Ngộp vì số
Nếu bạn hay dùng Excel thì hẳn nhận ra công cụ tính toán và công thức tích hợp của chương trình này đôi khi quá đơn giản, không ứng dụng được trong nhiều tình huống. Plug-in Business Functions Pro của Business Functions bổ sung cho Excel 380 công thức tính toán và nhiều công cụ cao cấp. Bản Pro không miễn phí, nhưng bạn có thể tải về bản Business Functions Basic miễn phí.
www.find.pcworld.com/37085 (bản Basic miễn phí, 3MB)

Cánh tay mặt của POWERPOINT
Producer for Powerpoint, phần mềm miễn phí từ Microsoft, giúp bài trình diễn của bạn thêm sinh động với hình ảnh và âm thanh. Sau khi bạn thiết kế bằng ảnh tĩnh và slide nội dung, định thời gian lật slide trong PowerPoint, Producer 2002 giúp chèn thêm âm thanh hay phim làm minh họa cho bài trình diễn. Phần mềm cung cấp nhiều công cụ đồng bộ, thu âm thanh và hình ảnh trực tiếp mà không cần đến tiện ích khác. Chú ý: trên máy phải có sẵn PowerPoint 2002 hoặc bản 2003. Hiện thời, Producer 2003 mới chỉ có bản beta.
www.find.pcworld.com/37151 (miễn phí, 22,8MB)

Kẻ thay thế Office
Một khi bạn quen với giao diện chuyên nghiệp của OpenOffice.org, bộ văn phòng miễn phí này có thể thay thế lý tưởng cho Word, Excel và PowerPoint. Cách bố trí công cụ của OpenOffice khác biệt so với bộ Microsoft Office: từ cách định dạng tiền tệ của bảng tính cho đến cơ chế tự sửa lỗi chính tả. Hơn nữa, bạn có thể tạo bài  trình diễn giống như PowerPoint. Bộ phần mềm này cũng tương thích với bộ Office của Microsoft. Tài liệu Word và thậm chí cả những bảng tính Excel phức tạp cũng làm việc suôn sẻ với OpenOffice: bảng biểu, công thức không hề bị thay đổi. Nhìn chung, bạn phải mất thời gian thì mới làm chủ được OpenOffice. Bù lại, phần mềm  hoàn toàn miễn phí, hỗ trợ phông unicode và có thể xuất sang định dạng .pdf.
www.openoffice.org (miễn phí, 64,9MB)

QUẢN LÝ TÀI CHÍNH
Nếu nhu cầu về sổ sách của bạn nhỏ thì hãy thử chương trình PayWindow 2003 của Zpay Payroll Systems. Chương trình cho phép bạn quản lý dễ dàng các khoản chi tiêu lặt vặt và cung cấp đủ thông tin để bạn giải quyết một số vấn đề thường gặp như thống kê làm ngoài giờ,...
www.find.pcworld.com/37094 (dùng thử, 2,9MB)
Chương trình quản lý đơn giản nhưng hiêu quả

Nếu bạn là người hay quên và phải thường xuyên ghi chú lại những thứ vặt vãnh thì Yeah Write quả đáng cho bạn chú ý. Chương trình có giao diện rất trực quan, dễ dùng. Bạn có thể tạo các tập tin văn bản, tổ chức, sắp xếp trực quan cho dễ dàng thao tác và nhớ. Chương trình được cung cấp miễn phí nhưng nếu bạn cần có thêm tính năng kiểm tra lỗi chính tả và từ đồng nghĩa tiếng Anh thì phải trả tiền. Tuy nhiên, những gì miễn phí mà Yeah Write cung cấp cũng đủ rồi.
www.yeahwrite.com (miễn phí, 1MB)

CÔNG CỤ TÂN TRANG MÁY TÍNH
Xóa sạch dữ liệu
Trước khi 'sa thải' chiếc máy tính đã 'tới tuổi về hưu', bạn phải xóa sạch tất cả dữ liệu. Sau khi 'ném' dữ liệu vào Recycle Bin, bạn phải 'quét sạch' vùng ổ cứng còn  trống để loại bỏ khả năng phục hồi tập tin. BCWipe 3 của Jetico là một công cụ hữu ích cho trường hợp này, cho phép quét vùng đĩa trống khi cần hoặc định kỳ một cách tự động.
www.jetico.com (dùng thử, 2MB)

Kiểm soát chương trình tự chạy
Bạn có bực mình với những chương trình tự chạy mỗi khi máy khởi động? Startup Organizer của MetaProducts giúp bạn thoát khỏi nỗi phiền toái này bằng cách cho bạn lựa chọn những chương trình cần chạy khi khởi động. Startup Organiser cũng quét Registry để phát hiện Trojan horse và những tiện ích phiền toái khác.
www.find.pcworld.com/37178 (dùng thử, 723KB)

Dấu tập tin
Dù đã mã hóa và đặt mật mã bảo vệ cho tập tin nhưng bạn vẫn lo hacker tìm thấy và giải mã được. Invisible Secrets  4 của NeoByte Solutions giúp bạn an tâm hơn với  công nghệ nhúng dữ liệu: bạn có thể dấu tập tin mã hóa nhỏ trong tập tin lớn (steganography). Kết quả là trừ bạn ra, không ai biết tập tin bí mật (vẫn có mật mã bảo vệ) được cất giấu ở đâu. Invisible Secrets cũng bao gồm các tính năng bảo mật khác như làm sạch ổ cứng và một công cụ cho phép đặt mật mã bảo vệ chương trình máy tính.
www.find.pcworld.com/37169 (dùng thử, 2,65MB)

Xem nhiều trang WEB
Phần mềm dành cho người thường phải mở cùng lúc nhiều trang Web đó là 1Tabview của Grouppk. Làm plug-in cho Internet Explorer, 1Tabview cho phép bạn định ra một tập trang Web và có thể mở lên chỉ bằng một cú nhấn chuột. Bạn xem từng trang Web bằng cách chuyển đổi giữa các tab phía cuối cửa sổ. Thiết kế này tiện dụng hơn so với mục Favourites của IE.
www.1tabview.com (dùng thử, 1MB)

Công cụ tìm kiếm ưu việt

Tại sao lại dùng phần mềm tìm kiếm độc lập thay cho Google? Vì tính tin cậy. Copernic Agent Professional 6.1 cho bạn tự động hóa những tìm kiếm thường xuyên, lưu lại kết quả và tổng kết những trang đó để phòng khi cần dùng. Copernic gửi yêu cầu đến nhiều trang Web tìm kiếm cùng một lúc (tuy nhiên hiện không có Google vì vấn đề kỹ thuật) và biên dịch kết quả theo thứ tự. Copernic cũng cho bạn chạy các tìm kiếm đặc biệt như tìm địa chỉ e-mail, tìm lời giới thiệu cuốn sách, tìm tập tin âm thanh, hình ảnh và nhiều thứ khác. Tuy nhiên, điểm yếu của Copernic so với Google là bạn phải trả tiền. Riêng bản Basic của Copernic miễn phí.
www.copernic.com (bản Basic miễn phí, 3,46MB)

Chụp màn hình
Trong khi nút Print Screen trên bàn phím được xem là lỗi thời thì HyperSnap-DX 5 của Hyperionics lại cải tiến rất nhiều để bạn chụp ảnh màn hình. Chương trình chạy nền, khi bạn muốn chụp ảnh màn hình thì nhấn chuột vào nút Capture và chương trình sẽ chụp lại bất cứ chương trình Windows nào đang chạy. Nó còn có thể chụp nhiều hơn những gì hiển thị trên màn hình, chẳng hạn như một trang Web dài. HyperSnap còn có một số công cụ chỉnh sửa hình ảnh vừa chụp.
www.hyperionics.com (dùng thử, 2,8MB)

Tìm và thay thế
Giả sử bạn cần thay thế một từ trong nhiều tập tin. Nếu cứ phải mở tập tin, tìm và thay thế rồi đóng lại thì thật bất tiện. Actual Search & Replace của DivlocSoft sẽ giúp bạn thay thế dễ dàng trên các tập tin .txt và .html.
www.divlocsoft.com (dùng thử, 750KB)

Chương trình tạo MACRO
Automate 5 giúp hệ thống tự động thực hiện một số tác vụ thường lặp lại như khởi động lại máy chủ vào lúc nửa đêm mà không cần có người nhấn nút. Tuy nhiên, để chương trình hoạt động như mong muốn thì bạn cần phải thử đi thử lại nhiều lần.
www.unisyn.com (dùng thử, 20MB)

Duyệt phông
Thay vì nhấn vào từng phông hay xem trong chương trình soạn thảo văn bản, bạn có thể xem  toàn bộ phông chữ cài trên máy qua Font Xplorer của Moon Software. Ngoài ra, bạn còn có thể chỉnh sửa phông chữ.
www.find.pcworld.com/37175 (có bản miễn phí, 839KB)

Quản lý CSDL
Nếu bạn muốn quản lý CSDL mà lại thích sự đơn giản thì hãy chọn FileMaker Pro 6. Chương trình thiết kế khá trực quan, dễ dàng theo dõi thông tin và có nhiều công cụ xử lý dữ liệu hữu ích.
www.filemaker.com

ĐỒ CHƠI
Xem hình Thumbnail nhanh hơn
Hệ thống xem hình thumbnail (ảnh thu nhỏ) tích hợp trong Windows XP, 2000 và Me quá chậm.  ThumbmailPlus 6 của Cerious sẽ 'cứu' những ai không thể kiên nhẫn khi phải duyệt và quản lý hàng ngàn tập tin ảnh. Ngoài việc xem ảnh, chương trình còn cho chạy slide, chuyển định dạng ảnh.
www.cerious.com (dùng thử, 17MB)

kẻ theo sau Photoshop
Bạn đang tìm một chương trình chỉnh sửa hình ảnh? Photoshop có dung lượng quá lớn và 'khó xài' với người dùng bình thường. Bạn có thể nghĩ đến là LView Pro 2002 của MMedia Research. Chương trình có một công cụ xuất sắc cho phép bạn xoay hình, xén hình chỉ qua 1 thao tác. Để chỉnh độ sáng tối, bạn chỉ việc bật công cụ biểu đồ. Phiên bản mới nhất của LView Pro cũng cho bạn làm nhiều thứ hơn nữa với văn bản và hình dạng vector. Tuy nhiên, hệ thống giao diện và mục trợ giúp chưa tốt lắm nhưng so với Photoshop hay Elements của Adobe thì 'nhẹ ký' hơn nhiều.
www.lview.com (dùng thử, 9MB)

Công cụ quản lý nhạc số
Thực chất, Helium 2 giống một CSDL hơn công cụ quản lý nhạc số. Được thiết kế để quản lý hàng ngàn, thậm chí cả chục ngàn tập tin nhạc MP3 hay các tập tin nhạc số khác, Helium của hãng Intermedia Design cho bạn tổ chức bộ sưu tập nhạc theo rất nhiều cách khác nhau (ví dụ, quản lý theo giai điệu kết hợp với năm phát hành). Các thao tác như đổi tên bài hát, định lại thông tin bài hát và sắp xếp đều khá dễ dàng và chương trình còn gồm công cụ chơi nhạc Redon hoạt động khá tốt. Giao diện của Helium nhìn khá rắc rối và khó quản lý nhưng nó chắc chắn hơn hẳn Windows về tính năng đổi tên tập tin nhạc.
www.find.pcworld.com/37184 (dùng thử, 8,5MB)

Công cụ thu Radio
Bạn đang rất muốn nghe radio trực tuyến của một đài nào đó (nếu máy bạn có kết nối băng thông rộng) nhưng lại không thể luôn ngồi bên  máy tính? Replay Radio của Applian Technologies có thể thu lại chương trình radio theo định dạng MP3. Nếu  bạn chưa có đài radio cụ thể nào trong đầu thì Replay Radio có sẵn CSDL hơn 100 chương trình và khoảng 200 đài để bạn chọn. Để thu, bạn chỉ cần chọn đài, đặt giờ thu hay chọn ra chương trình yêu thích và phó mặc Replay Radio tự cấu hình. Ngoài ra, bạn còn có thể ghi lên CD. Chương trình dùng thử chỉ cho ghi mỗi lần 5 phút.
www.find.pcworld.com/37616 (dùng thử, 3,2MB)

Điều chỉnh âm thanh
Diamond Cut 5 của Digital Broadcast Systems đủ mạnh để mê hoặc nhà biên  tập âm thanh chuyên nghiệp và còn là ứng dụng tuyệt vời cho bất cứ ai muốn 'vọc' thử âm thanh. Bạn có thể chỉnh sửa tập tin MP3, lọc tạp âm, tạo/bỏ hiệu ứng méo tiếng. Bạn có thể ghi âm trực tiếp với tỉ lệ lấy mẫu 192kHz hay nhập tập tin âm thanh định dạng phổ biến khác. Bạn có thể nghe trước, chỉnh sửa và phục hồi lại trạng thái cũ.
www.find.pcworld.com/37190 (dùng thử, 2,4MB)

Tạo icon riêng
Có bao giờ bạn tự hỏi những biểu tượng nhỏ rất dễ thương ở đâu lại xuất hiện trong Menu Favourite trong Internet Explorer? Chúng được gọi là favicons. IconForge của CursorArts giúp bạn tạo biểu tượng cho những tài liệu hay chương trình thường dùng, trang Web được lưu, con trỏ, ứng dụng tự tạo,... IconForge cho bạn cắt/nén hình lớn thành biểu tượng và chỉnh sửa kích thước, độ sâu hình ảnh.
www.find.pcworld.com/37181 (dùng thử, 3,5MB)

Tự tạo thế giới 3D
Bryce 5 của Corel cho phép bạn tự tạo hình 3D. Bạn có nhiều công cụ rất dễ sử dụng, chỉ việc kéo thả những biểu tượng (như địa hình, cây cối,...), chọn màu và chỉnh ánh sáng. Bước cuối cùng là nhấn nút Render. Bạn cũng có thể tạo ảnh động.
www.find.pcworld.com/37196

Trổ tài thiết kế với Quickcad

Thường thì có 2 vấn đề mà mọi người hay nghĩ đến khi nói đến phần mềm thiết kế là giá rất cao và khó sử dụng. Tuy nhiên, QuickCAD 8 sẽ làm thay đổi cách nghĩ này. QuickCAD cung cấp đầy đủ công cụ cần thiết để bạn thiết kế biểu đồ bất kỳ: từ hình dạng đường thẳng cơ bản cho đến hình vẽ 2D cao cấp. Chương trình tạo sẵn cho người dùng một căn phòng, bạn chỉ việc kéo thả đồ vật vào vị trí thích hợp. Người dùng  từng quen với CAD và có tính kiên nhẫn để tìm hiểu chương trình thường tạo được tác phẩm đẹp. QuickCAD cũng hỗ trợ các công cụ phức tạp mà người kỹ sư cần đến.

Tự tạo Slideshow xem trên tv
ProShow Gold chuyển bộ sưu tập hình ảnh của bạn thành slideshow chiếu trên PC hay TV. Chương trình của Photodex này cho bạn tạo trình screen saver, slideshow trong e-mail, và VCD/DVD để chiếu lại trên TV. Bạn cũng có thể tạo slideshow tự thực thi (.exe). Hơn nữa, bạn có thể dễ dàng ghép nhạc nền cho slideshow. Chương trình có đến 170 hiệu ứng chuyển cảnh, tạo sự sống động cho slideshow hình nhưng chương trình không có công cụ để tải lên Web.
www.photodex.com (dùng thử, 5,07MB).

PC World Mỹ 10/2003